Tworzenie prezentacji, które w efekcie będą miały świetne slajdy, nie gwarantuje sukcesu. O sukcesie w dużym stopniu decyduje też to, w jaki sposób taka prezentacja zostanie przeprowadzona.
Załóżmy więc, że za kilka dni masz do przeprowadzenia przed kilkunastoosobowym audytorium ważną prezentację. Od tej prezentacji zależy bardzo dużo – powiedzmy, że jeśli prezentacja pójdzie dobrze, to pozyskasz nowego, strategicznego klienta dla firmy. Jeśli nie – Twoja firma straci ciekawą szansę rynkową.
Sytuacja może nastręczać sporo stresu, dlatego aby go uniknąć – oto poniżej lista rzeczy, które warto zrobić PRZED wygłoszeniem prezentacji ale PO stworzeniu jej w formie zestawu slajdów.
1. Przeczytaj całą prezentację co najmniej dwa razy.
Przy pierwszym przeczytaniu zauważysz błędy, literówki, nieścisłości. Przy drugim przeczytaniu – zauważysz, że pewne fragmenty można poprawić, uzyskując znacznie lepszy efekt, mocniejszy przekaz lub prostszy komunikat. Przy trzecim czytaniu – być może uznasz, że przyda się lekka modyfikacja chronologii. Obojętne jakie błędy dostrzeżesz – z pewnością bardziej wnikliwie przeanalizujesz swoją prezentację sczytując ją kilka razy. Zaznaczam jednak bardzo wyraźnie: nie popadaj w przesadę i nie czytaj jej tak wiele razy, aż wreszcie uznasz, że nic nie trzyma się kupy. Jeśli przy dwóch pierwszych przeczytaniach miałeś wrażenie, że jest ok – na pewno jest ok.
2. Zrób próbną prezentację.
Próbna prezentacja polega na tym, że mówisz przed pustymi krzesłami dokładnie to, co zamierzasz powiedzieć przed audytorium, wspierając się oczywiście stworzoną przez siebie prezentacją. Podczas takiej próby, dostrzeżesz, że pewne sformułowania, których używasz są lepsze, a niektóre gorsze. Zauważysz, że w pewnych fragmentach przydałaby się zmiana w samej prezentacji, a w niektórych miejscach – dodatkowe informacje, których wcześniej nie przewidziałeś. Generalnie – zoptymalizujesz prezentację w taki sposób, by między tym co mówisz, a tym, co pokazujesz na slajdach, była jak najlepsza synchronizacja.
Taką próbną prezentację warto zrobić dwa razy, choć niektórzy spece od prezentacji zalecają, by przeprowadzić je nawet trzy lub więcej razy.
Dla zaawansowanych: jeśli masz taką możliwość – możesz nagrać na kamerze swoją próbną prezentację, a następnie skrupulatnie ją przeanalizować. Dostrzeżesz nie tylko, co możesz poprawić w warstwie merytorycznej, ale i w gestykulacji, mimice, postawie itp.
3. Nie ucz się na pamięć swojej prezentacji.
To jeden z najczęstszych błędów prezenterów przed tzw. ważnymi prezentacjami: uczą się na pamięć całych zdań, które potem w sposób mechaniczny próbują wyrecytować na samym spotkaniu. Efekt jest taki, że w stresie o połowie z tych rzeczy zapominają i przez to wpadają w jeszcze większe zdenerwowanie. Nienaturalność bijąca z takich recytacji nie przysparza ani sympatii ani wiarygodności.
4. Znaj swoją prezentację dobrze.
Zamiast uczyć się prezentacji na pamięć – wystarczy, że będziesz znać ją dobrze. Znać, czyli wiedzieć co następuje po czym, jaka jest kolejność poszczególnych fragmentów, co jest istotą tej prezentacji i jaka jest hierarchia ważności komunikatów. Znajomość swojej prezentacji to najlepsza metoda na to, by uniknąć sytuacji stresowej w przypadku, gdyby pojawiły się jakiekolwiek problemy techniczne – np. awaria prądu – i całą prezentację musiałbyś przeprowadzić bez pomocy slajdów.
5. Sprawdź techniczne aspekty prezentacji.
Jeśli prezentacja multimedialna, którą zamierzasz pokazać, będzie uruchamiana z nie Twojego komputera – sprawdź, czy ten komputer zauważa w ogóle nośnik, na którym jest prezentacja (pendrive / płyta CD), potem – czy prezentacja otwiera się prawidłowo i czy wszystkie obrazki, pliki wideo, audo oraz czionki wyświetlają się w prezentacji tak, jak to planowałeś. W przypadku gdy zamierzasz odtwarzać pliki wideo i audio, upewnij się też, czy głośniki w komputerze, z którego będzie uruchamiana prezentacja, będą wystarczające – czy jednak może przydałyby się dodatkowe, mocniejsze głośniki.
6. Przed samą prezentacją – rozluźnij się.
Stres w czasie prezentacji na pewno Ci nie pomoże. Dziesięć minut przed jej rozpoczęciem warto więc zrobić parę ćwiczeń, które uspokoją Twój oddech i bicie serca. W ciągu tych dziesięciu minut możesz więc pójść do toalety i tam w spokoju pooddychać bardzo powoli i bardzo głęboko. Pamiętaj, że prawidłowy, głęboki oddech to taki: oddychasz przez nos, wpuszczasz powietrze do płuc bardzo głęboko (tak by brzuch się lekko podniósł – to znak, że pracuje przepona), a potem wypuszczasz ustami. Cała sekwencja takiego pojedynczego oddechu trwać powinna około 10 sekund.
7. Sprawdź, kim dokładnie będzie Twoje audytorium.
Wiedzieć o tym, kto tym audytorium będzie – powinieneś jeszcze zanim przystąpisz do tworzenia prezentacji multimedialnej. Niemniej jednak przed samą prezentacją warto bliżej poznać ludzi, z którymi się spotkasz. Sprawdzając, czym się interesują na co dzień, co robią w wolnym czasie, jakie mają poglądy na Wasz biznes, jakie przekonania – możesz stworzyć sobie płaszczyznę do stworzenia bliższej więzi, podjęcia ciekawej mini-rozmowy rozpoczynającej prezentację czy wzbudzenia wśród audytorium większej sympatii.
