Zanim wlączysz PowerPointa i zaczniesz projektować pierwsze slajdy, musisz wykonać kilka czynności, aby Twoja prezentacja była naprawdę dobra. W tym artykule podzielę się z Tobą 9 krokami, które trzeba wykonać przed pierwszym kliknięciem w programie PowerPoint.
1. Daj sobie trochę czasu na przemyślenie tematu.
Jeśli zaczniesz bezpośrednio od tworzenia slajdów, trudniej będzie wymyślić coś, co Ci się podoba. Jeśli poświęcisz zbyt dużo czasu na pracę nad prezentacją, nie zastanawiając się nad tym, co chcesz najpierw przekazać, możesz stworzyć coś, co Cię nie zadowoli, a nawet usunąć to wszystko!
2. Zacznij tworzyć prezentację od kartki papieru i ołówka.
Jak mówi Garr Reynolds, szkicowanie i planowanie analogowe to najlepsze sposoby na stworzenie czegokolwiek kreatywnego. Nie ma bowiem lepszego narzędzia do kreatywnego myślenia niż... ołówek i kartka papieru. Jak powiedział John Cleese: „Nie wiem, skąd pochodzą nasze pomysły, ale na pewno nie pochodzą z naszych laptopów!”. Zacznij więc od narysowania storyboardu na kartce papieru. Narysuj jeden prostokąt na każdy slajd i zacznij zapisywać swoje pomysły dla każdego z nich. Innym świetnym pomysłem jest użycie karteczek samoprzylepnych i powieszenie ich na ścianie, na tej zasadzie, by każda karteczka samoprzylepna reprezentowała jeden slajd prezentacji.
3. Przeprowadź dokładny research.
Aby utworzyć wysokiej jakości prezentację PowerPoint, upewnij się, że dokładnie wiesz, jakie informacje chcesz uwzględnić w prezentacji. Wszystkie informacje zawarte w prezentacji powinny być na temat. Użyj Google'a, swoich starych prezentacji, zajrzyj do raportów, w których mogą znajdować sie wartościowe dane. Im bardziej zagłębisz się w tematykę prezentacji, tym większa szansa, że wyklaruje się z niej interesujaca i niebanalna treść.
4. Zdefiniuj swoich odbiorców.
Im więcej wiesz o swojej grupie docelowej, tym większe masz szanse na stworzenie prezentacji, która przemówi bezpośrednio do nich. Wiedząc dokładnie, z kim rozmawiasz, możesz zbudować lepszą więź z publicznością i osiągnąć cel, który wyznaczyłeś dla swojej prezentacji, niezależnie od tego, czy Twoim celem jest przekonanie odbiorców do czegoś czy sprzedaż jakiegoś produktu lub usługi. Im więcej wiesz o swojej publiczności, tym łatwiej Ci będzie trafić ze swoim przekazem w ich konkretne oczekiwania, preferencje i sympatie. Dokładne poznanie grupy docelowej pozwoli Ci spersonalizować prezentację pod kątem tego, co ich może zainteresować – a to oznacza o wiele więcej niż tylko umieszczenie logo firmy odbiorcy w rogu każdego slajdu.
5. Określ cel swojej prezentacji.
Co chcesz dzięki temu osiągnąć? Cel prezentacji określi sposób, w jaki ustrukturyzujesz treść. Świadomość swojego celu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia prezentacji. Ciągłe przypominanie sobie o celu prezentacji pomoże ci przefiltrować wszystkie informacje i usunąć wszystko, co nieistotne.
6. Podaj tylko istotne informacje.
Możesz znaleźć wiele informacji na temat, któy poruszasz w prezentacji. Aby jednak Twoja prezentacja zakończyła się sukcesem, skup się tylko na tym, co jest istotne i co przybliża Cię do osiągnięcia celu. Wszelkie niepotrzebne, mało istotne informacje, które nie pomogą, a wręcz zaszkodzą w osiągnięciu celu - usuwaj.
7. Stwórz jasną tezę swojej prezentacji.
Kiedy Steve Jobs wprowadził iPhone'a na światowy rynek, użył krótkiego sloganu, aby go promować: „Apple wymyśla telefon na nowo”. To mocne stwierdzenie dało ludziom jasne zrozumienie, czego mogą oczekiwać od iPhone'a. To był temat prezentacji Steve'a Jobsa. Powtórzył te słowa kilka razy podczas swojej prezentacji, w rezultacie to krótkie stwierdzenie było następnie wykorzystywane we wszystkich wiadomościach, postach na blogach i artykułach. Zastanów się więc nad pomysłem, który chcesz umieścić w umysłach odbiorców. Stwórz jasny i zwięzły komunikat, który da się podsumować w kilku słowach. To będzie Twoja teza prezentacji.
8. Zdefiniuj logistykę swojej prezentacji.
Czy prezenter wygłasza prezentację osobiście, czy też wysyła ją emailem, aby odbiorcy mogli samodzielnie ją przeczytać na swoich ekranach komputerów? Jeśli prezentacja będzie wygłaszał ją osobiście, jak duża będzie sala? Zdefiniowanie tego jest fundamentalne, ponieważ określi formę tekstów wyświetlanych na slajdach. Prezentacja wygłoszona osobiście powinna zawierać niewiele tekstu, najlepiej w postaci pojedynczych słów lub krótkich fraz. Niektóre z najlepszych prezentacji nie zawierają w ogóle tekstu, a jedynie zdjęcia i obrazy. Prezentacje, które należy wysłać do czytania lub wydrukowania, wymagają innego podejścia. Teksty muszą być dłuższe i wypełnione treścią. Jeśli taka prezentacja funkcjonuje bez prezentera, teksty muszą opowiedzieć całą historię. To również określi między innymi rozmiar tekstu na slajdach. Duża sala i audytorium na kilkaset osób wymagają, aby rozmiar czcionki wynosił co najmniej 28 punktów dla standardowego formatu PowerPoint 16:9. W małym pomieszczeniu wystarczy 14-punktowa czcionka.
9. Zacznij pisać tekst dla każdego slajdu.
Pamiętaj, aby Twoje zdania były krótkie. Upewnij się, że tekst zawarty w prezentacji jest jasny, zwięzły i przekazuje przesłanie.
Po wykonaniu wszystkich tych kroków będziesz w końcu gotowy do stworzenia wysokiej jakości prezentacji!
Pobrałeś już ebook "21 Złotych Zasad Prezentacji Biznesowej?" Jeśli nie, pobierz go za darmo TUTAJ.
