W październiku 2022 r. miałem okazję podzielić się swoim pomysłem na TEDx Katowice. Pomysł brzmiał: "Pochwała prostoty", co można by było przetłumaczyć w ten sposób: od wielu katastrof mogłaby nas uratować lepsza komunikacja. Lepsza, czyli prostsza. Czym jest zatem prosta komunikacja?
Niby prosta, ale trudna. Prawda jest taka, że dobra komunikacja wymaga po stronie tworzącego komunikat pewnego wysiłku, zastanowienia i refleksji. Czyli tworzenie komunikacji nie jest proste i nie jest łatwe. Ale cała idea polega na tym, by rozumienie komunikacji było proste. Bo w komunikacji najważniejszy jest odbiorca. I to jemu, a nie sobie, powinniśmy ułatwiać sprawę.
Jak prosta komunikacja powinna wyglądać? Proponuję 6 kluczowych reguł.
Poznać je możesz oglądając film poniżej. Skrótowo przedstawiam je też w tekście pod filmem.
1. Przemyśl strukturę
Struktura to porządek. Porządek to komfort dla odbiorców. A ci nie czytają od deski do deski wszystkich naszych komunikatów. Zazwyczaj skanują je wzrokiem. Pogódźmy się z tym i dostosujmy do tego formę przekazu.
2. Pokieruj odbiorców w określoną stronę
Mówimy bardzo dużo, ale nie potrafimy jasno wyrazić, czego oczekujemy od odbiorców. Na końcu prezentacji na przykład - sugerujmy odbiorcom, co konkretnie powinni zrobić. To może być prosty apel albo i bardziej szczegółowy plan działań – z informacją co, kto i kiedy powinien zrobić.
3. Zajmij rozmówcom jak najmniej czasu
Prosta komunikacja to krótka komunikacja. Szanujmy czas. To najcenniejszy zasób, jaki mamy.
4. Słuchaj i mów z empartią
By dotrzeć do sedna komunikatów, jakie do nas płyną, musimy ich słuchać uważnie. Musimy być empatyczni w słuchaniu. Tylko wtedy ta komunikacja może się udać. Ale empatia konieczna jest także podczas mówienia. Empatia i odwaga, według słów Robina Sharmy: "Powiedzieć możesz wszystko, nawet najgorszą rzecz, o ile jest to powiedziane z szacunkiem do drugiego człowieka".
5. Komunikuj się obrazowo
Komunikacja wizualna to potężna rzecz. W prezentacjach używajmy więc zdjęć, ikon, diagramów. Tłumacząć coś, szkicujmy. Mówiąc, szukajmy metafor wizualnych. Kilka słów malujących konkretny obraz powie więcej niż kwadrans tłumaczeń.
6. Otwórz się na dyskusję
"Konsensus daje ci komfort. Ale to różnice w poglądach czynią cię mądrzejszym”. To słowa Adama Granta, amerykańskiego psychologa biznesu. Podsumowują one bardzo dobrze, jak ważne jest otwarcie się różne perspektywy, czasem sprzeczne z naszą wizją. Bez takiego otwarcia, otoczymy się potakiwaczami, a to już niebezpieczne podejście.
Prosta komunikacja to tryb komunikacji, który powinien być defaultowy w biznesie. To sposób komunikacji szybki, zrozumiały, klarowny. Stosowany wtedy, kiedy chcemy przedstawić króką instrukcję, proste wyjaśnienie albo sprawozdanie. To nieco inna forma niż storytelling. Ale zarówno prosta komunikacja, jak i storytelling to dwa nierozłączne tryby używane przez mistrzów komunikacji. Jeśli chcesz wejść na ścieżkę takiego mistrzostwa, sprawdź szkolenie Storytelling vs. Prosta Komunikacja.
Piotr Garlej
