Czy najwięksi mistrzowie komunikacji urodzili się z talentem komunikacyjnym czy też swoje zdolności wypracowali? Gdzie leży sekret mistrzostwa komunikacji? Nowe przemyślenia po dłuższym pobycie w USA.
Właśnie wróciłem z dwutygodniowego pobytu w Nowy Jorku. Dla jednej z największych firm z branży medialnych, NBCUniversal, przeprowadziłem serię warsztatów pod hasłem „Presentation Mastery”. Były to szkolenia o tyle dla mnie ciekawe, że robiłem je w kraju, w którym powszechnie uznaje się, że zdolności komunikacyjne są na najwyższym poziomie.
Czy moje obserwacje to potwierdziły? Zdecydowanie tak. Uczestnicy szkoleń z prezentacji, które prowadziłem, byli Amerykanami. I niemal wszyscy mieli dużą łatwość w artykułowaniu swoich myśli. Mówili płynnie, ciekawie, z pomysłem.
Przypomniały mi się w tym momencie słowa Michała Rusinka, z którym rozmawiałem kilka miesięcy temu. Powiedział coś takiego: Tak się złożyło, że byłem parę razy w Stanach Zjednoczonych, m.in. na smutnej uroczystości pożegnalnej Stanisława Barańczaka. I na tej uroczystości mowy pogrzebowe wygłaszali zarówno intelektualiści amerykańscy, jak i intelektualiści polscy. Czyli podoba liga. Amerykanie mówili krótko, wzruszająco i zabawnie. Polscy wprost na odwrót.
Coś w tym rzeczywiście jest. Amerykanie od najmłodszych lat w szkole zachęcani są do odważnego wyrażania swoich myśli. Występowanie przed grupą jest wśród nich powszechne. Nie znaczy to, że nie odczuwają stresu przed wystąpieniami. To naturalne, odczuwają. Tym niemniej ich umiejętności komunikacyjne są naprawdę wysokie.
Jak jednak większość ludzi, wpadają w dwie powszechne pułapki komunikacyjne.
Pierwsza pułapka: mówienie na autopilocie.
Większość osób wypowiada się w sposób nieustrukturyzowany. Posługują się formułami, które podsuwa im umysł na bieżąco, a to często prowadzi na manowce. Najważniejsze informacje rozwadniane są w gąszczu mniej istotnych treści, a przez to cały przekaz traci na klarowności.
Druga pułapka: usztywnienie komunikacji biznesowej
Obserwuję to wszędzie, w każdym kraju i pod każdą szerokością geograficzną: pracownicy śmieją się, mówią swobodnie i naturalnie na stołówce przy kawie, ale kiedy wchodzą na salkę konferencyjną, by przeprowadzić prezentację, ich język się usztywnia. Zaczynają mówić długimi skomplikowanymi zdaniami, przestają się uśmiechać, wpadają w korporacyjny słowotok. Niewiele osób go rozumie, jest on mało konkretny, mało jest w nim emocji. A przez to brakuje wówczas i klarowności, i siły perswazji.
Wpadając w takie pułapki – nawet jeśli indywidualne umiejętności komunikacyjne są na wysokim poziomie – nie będziemy się komunikować efektywnie. Efektywna komunikacja biznesowa zakłada bowiem dwie rzeczy.
Po pierwsze, mówienie w sposób ustrukturyzowany. Nie ufajmy naszemu autopilotowi. Zanim wypowiemy pierwsze słowa, zróbmy 2 sekundy pauzy, zastanówmy się nad doborem właściwej struktury dla całej wypowiedzi, a dopiero potem mówmy to, co planujemy. Najpopularniejsze dwie struktury to:
- od ogółu do szczegółu – gdy chcemy kogoś o czymś poinformować
- od problemu do rozwiązania – gdy chcemy kogoś do czegoś przekonać
Miejmy więc zawsze w głowie przynajmniej takie dwie formuły na poprowadzenie wypowiedzi. Łatwiej nam wówczas będzie przekazać nasze myśli w sposób uporządkowany, zrozumiały i skuteczny.
Po drugie, pamiętajmy, że komunikacja biznesowa to nie komunikacja pomiędzy firmami. Firmy nie rozmawiają. Firmy wysyłają swoich przedstawicieli, by ze sobą rozmawiali. Rozmawiają ludzie.
Obojętne więc czy jesteśmy ze znajomymi przy kawie, czy na spotkaniu biznesowym i rozmawiamy o bardzo poważnych sprawach (wartych miliony), rozmawiajmy tak samo – z uśmiechem, z użyciem prostych słów, swobodnie. Bo zastanówmy się chwilę: czy podczas spotkania ze znajomymi przy kawie naprawdę używamy takich słów jak: synergia, konceptualizacja, „dźwignia wydajności”, czy „implikacyjne procesy adaptacyjne”? No oczywiście, że nie. A skoro nie, to unikajmy ich także podczas prezentacji.
Jeśli moje słowa Cię nie przekonują, może przekona Cię ten filmik: https://youtu.be/bsxJVgb6Kls?si=WHhOUwHhbW3FDPlm
Lawrence Bernstein wyjaśnia w nim bardzo dobrze, że skuteczne prezentacje nie muszą być bardzo „na serio”. To, co ludzi przekonuje (także tych w garniturach i garsonkach), to zwykłe ludzkie podejście. I zwykły, prosty język. Podobny do tego, jaki usłyszeć można podczas spotkań przy kawie.
I tego Ci życzę:
1. By Twoja komunikacja była ustrukturyzowana – tu jest prosta zasada: jeśli informujesz, to użyj formuły „od ogółu do szczegółu”; jeśli przekonujesz, to użyj formuły „od problemu do rozwiązania”
2. I byś na spotkaniach biznesowych mówił/mówiła swobodnie jak przy spotkaniach ze znajomymi przy kawie.
A jeśli chcesz wznieść swoje umiejętności komunikacyjne na najwyższy poziom, sprawdź nasze szkolenia z prezentacji i komunikacji TUTAJ>
Piotr Garlej
