Tworzysz prezentację w PowerPoint i zastanawiasz się, ile tekstu powinieneś wstawić na slajdy?
Najkrótsza z możliwych odpowiedzi: jak najmniej.
Prawdziwa odpowiedź: to zależy.
Bardziej rozbudowana i konkretna: poniżej.
Otóż, prawdą jest, że tekstu na slajdach nie powinno być dużo. W końcu jeśli będziemy tę prezentację omawiać osobiście, to slajdy powinniśmy traktować jako pomoc wizualną, a nie skrypt do czytania.
Odbiorcy powinni się skupić na jednej rzeczy: uważnym słuchaniu prezentera. Na slajdy będą zerkali, by zobaczyć jakieś kluczowe dane pokazane na wykresie, by zerknąć na zdjęcie, które stanowi wizualną metaforę lub skrót myślowy. Ale absolutnie nie powinni rozbijać swojej uwagi na jednoczesne słuchanie prezentera i czytanie tekstów ze slajdów.
Pozwólmy więc odbiorcom przysłuchiwać się prezenterom i nie zmuszać ich do czytania długich akapitów ze slajdów.
Teksty na slajdach mają jedynie pomocniczą rolę. Wzmacniają przekaz, zwiększają zapamiętywalność kluczowych informacji, sprawiają, że główne myśli z poszczególnych wątków mają warstwę nie tylko audio, poprzez słowa prezentera, ale też wizualną, na slajdzie.
Zalecam zatem wstawiać teksty na slajdy nie w formie długich zdań i długich akapitów, ale krótkich fraz, pojedynczych równoważników. O wiele lepiej niż kilkuzdaniowy akapit sprawdzi się ten sam tekst rozbity na więcej krótkich wersów. Dobrze sprawdzi się wyliczanka lub wypunktowana lista.
Do niedawna w świecie prezentacji popularna była zasada 7 wersów na slajdzie. Definiowano dobry slajd jako taki, który zawiera nie więcej niż 7 linijek tekstu.
Moim zdaniem, to absolutnie nie ma znaczenia.
Dobry slajd może zawierać nawet i 12 wersów. A kiepski slajd może mieć 3 wersy.
Ważniejsze, moim zdaniem, jest coś innego: to, by tekst nie był zwarty w jeden długi akapit, przypominający fragment książki. Pamiętajmy: odbiorcy nie lubią czytać prezentacji. Oni jedynie skanują je wzrokiem i w momencie, kiedy zauważą coś interesującego, zatrzymują się i doczytują.
Zdecydowanie lepiej więc zamiast długiego 7-wersowego akapitu dać na slajd kilka krótkich jednowersowych fraz. Krótkie frazy sprawdzają się znacznie lepiej niż jedna długa wielozdaniowa struktura.
A jeśli jeszcze odpowiednio napiszemy te frazy i sformatujemy je – będziemy w domu.
Co to znaczy dobrze napisać i sformatować?
Wystarczy, że początek każdej frazy będzie słowem lub dwoma-trzema słowami kluczowymi. Czyli najważniejszym fragmentem całej frazy. Wówczas można łatwo je sformatować: dodając opcję bold, zmieniając kolor i nieco powiększając. Słowa kluczowe stanowić wówczas będą niejako tytuł danej porcji informacji.
W ten sposób słowa kluczowe wejdą na pierwszy plan slajdu. A to pozwoli odbiorcom momentalnie wyłapywać kluczowe informacje ze slajdu.
Ogólnie rzecz biorąc, im krótszy tekst, tym łatwiej będzie się z nimi zapoznawać odbiorca.
Pamiętać jednak musimy, że nie każda prezentacja jest wyświetlana w obecności prezentera. Niektóre z nich wysyłane są mailem i odczytywane bezpośrednio przez odbiorcę. To tzw. slajd-doki, czyli dokumenty w formie slajdów. A skoro nie ma prezentera, który objaśniłby wszystkie kwestie od A do Z, to tekstu w takiej prezentacji musi być znacznie więcej. Prezentacja typu slajd-dok może mieć więc dłuższe akapity. Ważne by wyjaśniała dostatecznie wszystkie poruszane w niej zagadnienia.
Jeśli interesuje Cię temat tworzenia prezentacji i chciałabyś/chciałbyś zostać mistrzem prezentacji - to nie znam lepszego sposobu niż mój kurs Profesjonalne Prezentacje PowerPoint, który sprawdzić możesz TUTAJ.
Piotr Garlej
