Nancy Duarte, amerykańska ekspertka ds. prezentacji, autorka książki “Slide:ology” oraz współzałożycielka jednej z największych firm na świecie zajmujących się dostarczaniem profesjonalnych prezentacji dla biznesu, w jednym z wystąpień TEDx podzieliła się swoimi analizami dotyczącymi komunikacji dwóch wybitnych mówców: Steve’a Jobsa i Martina Luthera Kinga.
W trakcie kilkunastominutowej prelekcji rozłożyła niemal na czynniki pierwsze słynne wystąpienia wyżej wymienionej dwójki, dostrzegając w nich bardzo ciekawą strukturę. Zanim zaczniecie czytać dalej, warto obejrzeć sam film (polecam oglądać od 02:34 – wtedy dopiero zaczynają się konkrety).
Duarte przypomina to, co wszyscy wiemy: żyjemy w kulturze opartej na opowiadaniu historii. Dobre prezentacje to też takie, które mają w sobie jakąś historię (z agielska: “story”). Jak zatem zbudowana jest dobra historia? Duarte przywołuje Gustave’a Freytaga. Niemiecki dramatopisarz w swojej pracy “Die Technik des Dramas” opracował coś, co dziś nazywamy piramidą Freytaga, a co wygląda tak jak na obrazku niżej.
Dobra historia (rozumiana de facto jako dramat sceniczny), według Freytaga składa się więc z następujących składowych: ekspozycji, rozwoju akcji, punktu kulminacyjnego, rozwiązania akcji oraz szczęśliwego zakończenia / katastrofy.
Duarte stawia tezę, że tak też zbudowane są wystąpienia najlepszych mówców, przy czym zaraz potem pokazuje, że prezentacje o dużym oddziaływaniu bardziej jednak niż piramidę Freytaga przypominają jednak wykres elektrokardiogramu. I ciężko się z tym stwierdzeniem Duarte nie zgodzić.
Dobra prezentacja to narzędzie służące nie tylko do przekazywania informacji i argumentów – to także, a może przede wszystkim, narzędzie do wywoływania emocji. Są dwa duże błędy popełniane przez osoby dokonujące prezentacji, o których to błędach warto tutaj wspomnieć:
1. Operowanie na zbyt niskim, jednostajnym tonie emocjonalnym
2. Operowanie na zbyt wysokim, również jednostajnym tonie emocjonalnym.
W pierwszym przypadku mówca mówi zazwyczaj powoli, cicho, anemicznie, bez akcentowania ważnych zagadnień i, wydawać by się mogło, zupełnie bez zaangażowania.
W drugim przypadku – co zdarza się często wśród menadżerów, którzy werwą i energią próbują nadkompensować braki merytoryczne i którzy mylnie przeświadczeni są o pozytywnym wpływie takiego “nakręcenia” na publiczność.
Mimo początkowego zainteresowania prezentacją, pacjent (jej odbiorca) umarł. W pierwszym przypadku – ze znudzenia. W drugim – z rozdrażnienia nadekspresyjnością mówcy.
Gdzie leży zatem złoty środek? Oczywiście po środku.
Dobra prezentacja to prezentacja, która – posługując się metaforą elektrokardiogramu – ma schemat EKG zdrowego człowieka. Emocje idą raz w górę, raz w dół, czasem trochę wzruszenia, czasem dumy, czasem uśmiech, czasem wręcz strach (przy zachowaniu odpowiednich proporcji).
Ok, pomyślisz sobie pewnie: moje prezentacje nie mają nic wspólnego z mowami M.L. Kinga czy Jobsa – ja tam mam w pracy o wiele bardziej przyziemne tematy. Budżetowanie, raportowanie, analiza danych, takie tam rzeczy.
Tak myślisz? Ok, to prześledźmy na przykładzie jak mogłaby w takim schemacie wyglądać prezentacja na temat raportu budżetowego za ostatni kwartał w Twojej firmie.
Poniżej konspekt takiej prezentacji, z rozpisanymi na zielono fragmentami wystąpienia wywołującymi emocje pozytywne, a na czerwono – emocje negatywne).
1. Rozpoczęcie prezentacji – krótki żart na dzień dobry (emocje: pozytywne)
2. Przedstawienie zagadnienia – złe dane za ostatni kwartał (emocje: strach przed złymi wynikami i np. brakiem premii)
3. Wnikliwsze spojrzenie na problem – jeszcze gorsze wyniki całej branży (emocje: ulga – bo jednak na tle konkurencji wypadamy nie tak źle)
4. Propozycja działań na najbliższy kwartał (emocje: optymizm wywołany perspektywą naprawy)
5. Konsekwencje niewdrożenia planu naprawy (emocje: strach wywołany perspektywą jeszcze gorszych wyników)
6. Przedstawienie celu, jaki ma osiągnąć firma (emocje: pozytywne, wywołane wizją nagrody).
Można by tak ciągnąć jeszcze kilka punktów. Grunt, że tak opowiedziana prezentacja silniej oddziałuje na odbiorców niż płaska prezentacja, w której opowiemy o problemie używając języka albo mało angażującego emocjonalnie, albo przesadnie emocjonalnego (np. seria wyzwisk pod adresem współpracowników – co mam nadzieję, że zdarza się już coraz rzadziej).
Taki emocjonalny rollercoaster (czy, jak kto woli, balans emocjonalny) pozwala silniej zaakcentować zarówno szanse, jak i zagrożenia. Łatwiej też trafia do głowy i do serducha – a do tego sprawia, że główny przekaz zostaje u odbiorcy na dłużej.
Oto więc lekcja prezentacji od największych: balansujmy emocjami.
