Dobry menadżer robi nie tylko dobre prezentacje, ale i robi je szybko. Umówmy się, w codzienności pracy typowego menadżera prezentacje to zaledwie jedna rzecz z ogromnej listy zadań. A jeśli taki menadżer/menadżerka robi prezentacji dużo - cóż, nie może poświecać na nich długich godzin. W jaki sposób przyspieszyć pracę nad prezentacją?
1. Korzystaj z właściwego szablonu
Dobry szablon potrafi zaoszczędzić tysiace godzin pracy (liczonych w skali dużej organizacji). Kiepski szablon powoduje, że jego użytkownicy muszą ręcznie zmieniać wiele elementów, które powinny być automatycznie zmienione na poziomie szablonu. Widzimy to wielokrotnie jako zespół Studia Prezentacji, kiedy robimy ewaluację szablonów: np. brak wskazania właściwej czcionki, brak wstawionych prowadnic, brak wstawionych właściwych kolorów (przez co np. każdy wstawiony kształt, tabela i wykres zaciagają zupełnie przypadkową kolorystykę, przez co później trzeba ręcznie zmieniać). Jeśli zauważasz w swoim firmowym szablonie pewne braki, zachęć dział komunikacji wewnętrznej lub dział marketingu swojej firmy, by zgłosiły się do nas - chętnie pomożemy zoptymalizować szablon.
2. Używaj myszki
Jeśli pracujesz na touchpadzie, mam dla Ciebie dobrą wiadomość: masz szansę skrócić czas pracy nad swoją prezentacją nawet o 50%. Na tyle mniej więcej szacuję zysk czasu, po przełączeniu się z touchpada na myszkę. Dobierz taką, która będzie dobrze leżeć Ci w dłoni, a stanie się przedłużeniem Twojej ręki. Uwierz mi, zaoszczędzisz mnóstwo czasu. Wiele osób - wyznawców touchpadów - dziękowało mi później wielokrotnie za namolne zachęcanie ich, by przerzucili się na myszkę.
3. Stosuj gotowce
Zrobiłeś/zrobiłaś ciekawy układ w jakiejś prezentacji? Skopiuj ten slajd i wrzuć go do pliku "gotowce". To będzie Twój zbiór ciekawych slajdów, które wykorzystać możesz wielokrotnie. Takie archiwum z ładnymi slajdami będzie Twoim zapleczem kreatywnym - kopiujesz dany slajd, wstawiasz na nową prezentację, a potem jedynie podmieniasz tekst i wprowadzasz lekkie szlify.
4. Nabierz biegłości w posługiwaniu się komputerem
Może to zabrzmi banalnie, ale ogromną różnicę robi to, czy ktoś sprawnie posługuje się komputerem czy nie. Widzę to wielokrotnie na warsztatach z tworzenia prezentacji. Siadam obok uczestnika warsztatu i podpowiadam mu/jej, by np. wstawiła prostokąt, w ramach którego zamknie się jakaś porcja informacji. Prosta rzecz. Powinna zająć 3 sekundy. Ze zmianą koloru, dostosowaniem wielkości - 10 sekund. Ale dla niektórych zajmuje to dobrą minutę. Klikają w nie ten kształt, bo się pomylili. Przesuwają dany kształt albo za mocno, albo za lekko. Nie mają wyczucia. Takie osoby - zazwyczaj robiący prezentacje rzadko - mają trudności z wykonaniem najprostszych zabiegów na komputerze. Z czego to wynika? Ciężko powiedzieć. Warto więc poświęcić trochę energii, aby zaprzyjaźnić się z komputerem, klawiaturą i myszką - by posługiwać się nimi sprawnie.
5. Znaj skróty klawiszowe
Zamiast klikać prawym przyciskiem myszy, wybierać opcję kopiuj, potem znowu klikać prawym przyciskiem myszy i klikać Wstaw, lepiej zrobić po prostu Control C, Control V. Albo jeszcze szybciej Control D, czyli duplikowanie. Podstawowe skróty klawiszowe musisz mieć w małym palcu, jeśli chcesz robić prezentację naprawdę szybko. Takie podstawowe w programie PowerPoint (na PC) to:
Shift: z włączonym Shiftem: 1. wstawiasz symetryczne koło i kwadrat. 2. Wstawiasz linię lub strzałkę równoległą do krawędzi slajdu. 3. Zaznaczasz kilka elementów na slajdzie.
Control: z właczonym controlem: 1. tworzysz nową prowadnicę przesuwając jakąś istniejącą 2. w trybie pokazu slajdów wraz z przyciśniętym lewym klawiszem myszy włączasz laserowy wskaźnik do zaznaczania odpowiednich fragmentów na slajdzie.
Alt: wyłącza podpowiedzi PowerPointa (i dzięki temu łatwiej ustawić precyzyjnie niektóre elementy)
Control C, Control V - kopiuj, wklej
Control D - duplikuj zaznaczony element
Control B - wybolduj zaznaczony tekst
Control S - zapisz plik (warto od czasu do czasu to robić, by nie stracić niezapisanych danych)
Control R - wyrównaj zaznaczony tekst do prawej
Control L - wyrównaj zaznaczony tekst do lewej
Control M - utwórz nowy slajd
W kolejnych wpisach przedstawimy listę najbardziej przydatnych skrótów klawiszowych do użycia w popularnych programach do tworzenia prezentacji.
Piotr Garlej
PS. A jeśli chcesz wzieść się na mistrzowski poziom robienia prezentacji, zapytaj nas o szkolenie PROFESJONALNE PREZENTACJE POWERPOINT TUTAJ>
