Kilka miesięcy temu prowadziłem szkolenie z komunikacji biznesowej. I w trakcie przerwy podszedł do mnie dyrektor generalny i zapytał, czy może przejąć grupę na kilka minut i wygłosić małe oświadczenie przed swoimi pracownikami. Zgodziłem się, po czym skończyła się przerwa, a dyrektor zaczął swoje krótkie wystąpienie. Tłumaczył, że poprawna komunikacja jest dla niego szczególnie ważna. I wierzy, że sposób komunikowania się – świadczy o tym, czy dany pracownik jest profesjonalistą czy nie. Potem zaś powiedział coś, po czym wszystkich na sali zmroziło.
- Zatem jeśli jakiś pracownik wysyła do mnie mail, który zaczyna się od słów „witam” – to nie czytam takiego maila. Jeśli ktoś zaczyna tak nieuprzejmie korespondencję ze mną, to ja taką korespondencję ignoruję.
Przyznam, że byłem tymi słowami zaskoczony. Tak jak większość osób na sali. Owszem, od lat panuje powszechne przekonanie, że zaczynanie maila od słowa „witam” uchodzi za gafę lub nietakt. Ale dyrektor swoimi słowami zwrócił uwagę na inną ważną rzecz: komunikacja to sprawa mocno subiektywna. Nigdy nie wiemy, jak nasze słowa zostaną zinterpretowane przez drugą stronę. To, co powszechnie uznawane jest za drobną gafę, przez niektórych może być potraktowane jako nieuprzejmość. Nawet więcej: za brak kultury osobistej.
Z tej historii ja wysuwam dwa wnioski. Po pierwsze, musimy naprawdę uważać na to, co mówimy i piszemy, zwłaszcza na początku budowania relacji. Początek maila to zatem ważny moment – moment na zbudowanie pierwszego wrażenia. Albo wypadniemy dobrze i przejdziemy dalej, albo krytyczny odbiorca nie zechce nas dalej czytać. Krótko mówiąc, zrezygnujmy całkowicie ze słowa „witam” albo „witaj” w mailach.
Po drugie, komunikacja to nasza wizytówka. To jak mówimy i jak piszemy – wpływa w ogromnym stopniu, jakie wyobrażenie mają o nas ludzie. Ma to też wpływ na to, czy będą chcieli z nami współpracować lub nie. Tym samym spontaniczne wystąpienie dyrektora o słowie „witam” traktuję jako pochwałę znaczenia komunikacji. Bo te słowa świadczyły, że komunikacja to nie jest dodatek do faktycznej działalności firmy. Dobra komunikacja może budować wartość. A zła komunikacja taką wartość burzy.
Wróćmy do samego słowa Witam. Dlaczego jest ono błędne na początku maila?
Dlatego, że witać możemy wtedy, kiedy jesteśmy u siebie gospodarzem i przyjmujemy w swoich progach gości. Wtedy witamy. Ale kiedy wysyłamy mail, to odbiorca czyta go u siebie. Nie możemy więc go witać.
Forma ta szczególnie drażni językoznawców i purystów językowych. Debata o słowie witam rozgorzała w Polsce po tym, jak Michał Rusinek kilka lat temu opublikował na Facebooku, że nie odpisuje na maile zaczynające się od słowa „Witam”. I się zaczęło. Część internautów Rusinkowi przyklasnęła, część zaczęła go wyśmiewać od snobów. Powstały nawet szydercze fanpejdże i memy o Rusinku. Sprawa potem przycichła, ale dziś efekt jest taki, że słowo witam zostało całkowicie wyeliminowane z biznesowej etykiety.
Podobnie zresztą unikać powinniśmy nieco innej wersji słowa witam – witaj. Też nie jest to słowo dobre, bo ma formę rozkazującą. A taka forma w zwrocie grzecznościowym jakim jest początek maila absolutnie nie brzmi grzecznie.
Jak zatem dobrze zacząć mail?
Dużo zwyczajniej. Najbezpieczniej jest użyć tych samych słów, którymi witamy się z kimś na żywo: „Dzień dobry” – kiedy piszemy do osoby, którą nie znamy dobrze, albo „Cześć” – gdy piszemy do kogoś, kogo znamy dobrze.
Możemy powitanie spersonalizować: możemy napisać „Dzień dobry, Piotrze” albo „Cześć Piotr”.
Możemy powitać samym zwrotem imiennym: „Pani Agnieszko”, albo „Agnieszka”.
Jeśli kogoś znamy wyjątkowo dobrze, kolegę, koleżankę z działu, wtedy możemy zwrócić się jeszcze bardziej kolokwialnie: poprzez „Hej”. Albo „Hej Agnieszka”.
I tu też następuje ciekawa rzecz. Otóż według norm języka polskiego, przy zwrocie „Hej” albo „Cześć” powinniśmy napisać imię adresata w wołaczu. Zatem poprawnie powinno to brzmieć „hej Agnieszko”. Ale problem z takim zapisem jest taki, że brzmi sztucznie. W komunikacji potocznej rzadko się zwracamy w ten sposób do siebie. Mówimy zazwyczaj „Hej Agnieszka”, „hej Andrzej”, „hej Stanisław”, a nie „hej Agnieszko”, „hej Andrzeju”, „hej Stanisławie”. Mimo więc że sformułowania „Hej Agnieszka”, „hej Andrzej”, „hej Stanisław” są niepoprawne językowo, przyjęły się w praktyce i uchodzą za bardziej adekwatne do nieformalnej korespondencji mailowej.
Porównajmy jeszcze takie dwa zwroty:
Adamie, mam do Ciebie prośbę
Wersus:
Adam, mam do Ciebie prośbę.
Pierwszy zwrot, Adamie, mam do Ciebie prośbę – brzmi pompatycznie, jest napuszony, wydaje się, jakby piszący miał złożyć za chwilę niezwykle dużą prośbę.
Tymczasem drugi zwrot – Adam, mam do Ciebie prośbę – brzmi zwyczajnie, potocznie i przez to wydaje się, że ta prośbą będzie malutka, niewinna, bez wielkich poświęceń ze strony Adama.
Zatem wołacza unikałbym w sytuacjach, gdy zwracamy się do kogoś po imieniu: Agnieszka, Adam, cześć Agnieszka, cześć Adam.
Ale wołacz stosowałbym w sytuacjach, gdy zwracamy się do kogoś per pan/pani, czyli w bardziej oficjalnych relacjach:
Panie Adamie, pani Agnieszko, albo Dzień dobry panie Adamie, Dzień dobry pani Agnieszko.
Unikałbym sformułowań „Szanowny Panie / Szanowna Pani” w korespondencji biznesowej. Pasują do bardzo formalnych relacji. W biznesie takie zwroty niepotrzebnie budują dystans. No chyba że chcemy pozostać w relacji zdystansowanej, a nawet oziębłej. Wtedy – proszę bardzo, stosujmy.
Piotr Garlej
