Z pozoru banalna sprawa, a jednak na szkoleniach z komunikacji zauważyłem, że wywołuje dużo emocji. Jak kończyć mail? Jakim sformułowaniem grzecznościowym?
W osttanim wpisie na blogu pisaliśmy o tym jak zacząć mail. Jeśli chcesz ten artykuł przeczytać, zajrzyj TUTAJ>
Dziś o tym, jak maila zakończyć.
Niektórzy kończą je słowami: „Pozdrawiam”. Ja przyznam, że mam do tej formy stosunek ambiwalentny. Z jednej strony traktuję to jako grzecznościowe pozdrowienie. Nie czepiałbym się. Ale z drugiej strony, jak się zastanowimy, to okazuje się, że niewiele w tym pozdrowieniu jest autentyczności. „Pozdrawiam” – nie ma w tym słowie prawdziwych emocji. Jest to kalka językowa. Pusta. I dość zużyta. Stawiana na końcu korespondencji tak jakby informowała nas oficjalnie, że oto koniec maila.
Dla mnie nie kryje się za tym słowem absolutnie nic.
I żeby była pełna jasność: nie uważam, że stosowanie takiego zakończenia jest błędem. Nie, daleko mi do takiego stwierdzenia. Chcę tylko powiedzieć, że sformułowanie „pozdrawiam” na końcu maila nie stanowi żadnej wartości dodanej do korespondencji. Ani nie ocieplimy relacji z adresatem. Ani nie zbudujemy swego wizerunku jako osoby kompetentnej, życzliwej czy przyjaznej.
Niektórzy posługują się skrótem „Pozdr.” – taki skrót ma wszystkie wady wymienione wyżej, a do tego dochodzi wada dodatkowa – ujawnia lenistwo piszącego.
Jeszcze gorzej to wygląda, kiedy sformułowanie „Pozdrawiam” jest na sztywno wklejone do nieedytowalnej stopki z naszymi danymi kontaktowymi. Na tyle też niefortunnie jest wklejone – że adresat maila widzi ewidentnie, że taka formuła pożegnalna jest elementem obrazka, a zatem nie mogła być napisana przez autora maila. Wiem, że wiele firm ma właśnie w ten sposób zaprojektowane korporacyjne stopki. To daje kiepski efekt – bo sugeruje, że dział komunikacji wewnętrznej firmy uznał pracowników za mało kulturalnych i za nich z góry zadecydował, w jaki sposób powinni kończyć maile. To zabranie sprawczości pracownikom. A jednocześnie przyznanie się, że owo „pozdrawiam” nie kryje w sobie żadnego szczerego pozdrowienia – jest kalką powieloną w tysiącach kopii do każdego maila wysyłanego z serwera danej firmy.
Zakończenie maila to dobry sposób na to, by zaznaczyć swoją osobowość i podkreślić stopień zażyłości z adresatem. Jeśli kogoś bardzo lubimy, możemy napisać „Miłego dzionka!”, „Pozdrawiam ciepło”, „Smacznej kawusi” – choć wiem, że takich form zdecydowanie częściej używają kobiety niż mężczyźni, i to w zdecydowanej mierze w korespondencji do innych kobiet. Faceci, no cóż, pogeneralizuję trochę: poza specyficznymi wyjątkami wolą pisać w bardziej neutralnym tonie, bez wywoływania jakichkolwiek emocji.
W biznesowej komunikacji nie polecam popularnych zwrotów „Z wyrazami szacunku” albo „Łączę wyrazy szacunku”. Oba te zwroty są poprawne, grzeczne, ale niestety budują dystans, a w biznesie chodzi przecież o to, by skracać dystans a nie go zwiększać. Takie zwroty pasują w korespondencji wymienianej między pracownikami naukowymi czy między urzędnikami.
Równie złym pomysłem na zwrot pożegnalny jest „Z poważaniem”. Staropolskie słowo poważanie oznacza szacunek, ale obecnie słowo to używane jest najczęściej w wyjątkowo przykrym zwrocie: „mieć coś w głębokim poważaniu”. Unikajmy więc jakichkolwiek skojarzeń z tym zwrotem.
Mam znajomego, który kończy swoje maile sformułowaniem „Produktywnego dnia!”. Kiedy po raz pierwszy dostałem od niego wiadomość z tym tekstem, pomyślałem: o, to ciekawe zakończenie. I zrobiło mi się nawet miło, bo faktycznie życzyłem sobie, by ten dzień był dla mnie produktywny. Po jakimś czasie zacząłem się jednak zastanawiać, czy ten znajomy wysyła taką formułkę każdemu z kim koresponduje. I zacząłem wyobrażać sobie, jak reagują na taki zwrot jego pracownicy. Gdybym ja dostał od swojego szefa mail z takim zwrotem pożegnalnym, pomyślałbym: „Co? Czyżby sugerował, że się obijam i każe mi pracować produktywniej? Co on sobie wyobraża? Za kogo on mnie uważa?”
Jak jeszcze raz widać, nasza komunikacja może być różnie zinterpretowana. Wypuszczona w świat, przestaje być już nasza i nie mamy nad nią kontroli.
Ale zwrot „Produktywnego dnia” może wcale nie jest taki zły? Może zły jest jedynie kontekst, w jakim zostanie wysłany? Zły może być dobór adresata.
I właśnie sprawa kontekstu w doborze zwrotu końcowego jest niezwykle ważna. Inny kontekst i inny adresat sprawi, że pewne zwroty końcowe będą udane, a inne nie.
Zachęcam Cię więc do tego, byś opracowywał / opracowała swoje zwroty końcowe spontanicznie, indywidualnie pod adresatów i z uwzględnieniem okoliczności miejsca i czasu.
Jeśli nie masz pomysłu na zakończenie – może lepiej zostawić bez żadnego zwrotu pożegnalnego? Sama stopka z danymi kontaktowymi wystarczy. Brak pozdrowienia na końcu maila nie jest błędem. Taki brak traktuję jako otwarcie na dalszą korespondencję. Takim brakiem wyraźnego zwrotu pożegnalnego nie mówię „żegnaj” – ale „do następnego razu”.
Dla mnie dobre zakończenie maila to takie, w którym pokażemy odbiorcy, że napisaliśmy coś specjalnie dla niego. Zatem jeśli koresponduję z kimś w piątek po południu i wiem, że odbiorca jeszcze przed rozpoczęciem weekendu odczyta moją wiadomość, to mogę napisać „Udanego weekendu!” – bo to sformułowanie wyłapuje kontekst czasu. Odbiorca będzie wiedzieć, że nie wklepałem tej formułki jako kopiuj wklej i nie wklepuję jej do każdej wiadomości.
Któregoś ranka dostałem wiadomość od czytelniczki mojego newslettera, która zakończyła go słowami „Miłego dnia i świetnej kawy”, przy czym zamiast słowa „kawy” użyła emotikona z grafiką filiżanki kawy. Pamiętam, że zrobiło mi się naprawdę miło. Dlaczego? Bo było to autentyczne, spontaniczne i wyłapywało kontekst czasu – poranek, a zatem czas, kiedy wszyscy sięgają po kawę. Wiedziałem, że nie jest to kalka językowa do wszystkich. Ale zwrot tylko do mnie.
Kiedy wysyłam maila do kogoś, kto następnego dnia wybiera się na urlop – piszę do takiej osoby „I udanego wypoczynku na urlopie!” – wstawione ot, tak, mimochodem, jakbym sobie o tym pod koniec pisania maila przypomniał. Ale właśnie przez to, że jest mimochodem, wybrzmiewa szczerze. A to już buduje relację. Suche „pozdrawiam” – wcale.
Sam kiedyś przez kilka lat używałem sformułowania „pozdrawiam serdecznie” – dopóki nie wyśmiała mnie moja żona. „Naprawdę pozdrawiasz ludzi serdecznie? – zapytała. – Co to znaczy serdecznie?” I wtedy zacząłem się nad tym zastanawiać. Faktycznie, co to znaczy pozdrawiać serdecznie? Wyobraziłem sobie siebie z przyklejonym uśmiechem. Albo słynnego węgierskiego sześćdziesięciolatka, który stał się bohaterem memów za sprawą swego wyjątkowo sztucznego uśmiechu. Wpisz w Google „hungarian meme guy” i zobaczysz jak wygląda najlepsza wizualizacja sformułowania „pozdrawiam serdecznie”.
Ale nie bądźmy tacy bezwzględni wobec słowa „pozdrawiam”. W innych konfiguracjach może ono całkiem nieźle wybrzmieć. Na przykład zwrot „Z pozdrowieniami!” uważam za dużo lepszy – jest podobny, ale nie tak oklepany. „Pozdrawiam ze słonecznego Wrocławia” – jeśli piszemy do kogoś z innego miasta, też brzmi dobrze. Taki zwrot końcowy wyłapuje kontekst czasu i miejsca; chwyta ulotny moment ładnej pogody w serii jesiennych dni – a to z pewnością zwróci uwagę adresata i wywoła w nim raczej pozytywne emocje. A to jest już małą cegiełką w budowie dobrej relacji.
Pamiętajmy przy tym o interpunkcji. Kiedy kończymy zwrot grzecznościowy, to nie stawiamy żadnego przecinka ani kropki. Poprawny zapis to:
„Z pozdrowieniami
Piotr”
Błędny zapis to:
„Z pozdrowieniami,
Piotr”
Pisanie początku i zakończenia maila wydaje się banalnym zadaniem. Jak widać, po tym jak rozdzieliłem włos na czworo – okazuje się, że sprawa nie jest taka prosta. I kryje się tu mnóstwo pułapek. Najgorzej, że nie ma jasnych wytycznych i bezwzględnych norm.
Językoznawczyni pani profesor Małgorzata Marcjanik z Uniwersytetu Warszawskiego ujmuje to w ten sposób:
„list elektroniczny (mailowy) jest wciąż gatunkiem nowym, nieobrosłym jeszcze tradycją. Dlatego normy dotyczące jego grzecznościowego rozpoczęcia i zakończenia nie są jeszcze skodyfikowane. Z praktyki (opartej w dużej mierze na wzorach amerykańskich) wynika, że rozpoczęcie maila przypomina najczęściej rozpoczęcie rozmowy twarzą w twarz (…), natomiast jego zakończenie – formułę kończącą list tradycyjny lub pismo urzędowe (…). Przyjdzie czas, że normy te się ustabilizują i pewnie zostaną skodyfikowane. Na razie jednak trzeba kierować się własną kompetencją komunikacyjną.”
Ja ze swojej strony dodam w ten sposób: z pozoru nieistotne rzeczy mają duże znaczenie. W zwrotach powitalnych i pożegnalnych nie ma miejsca na ważną treść. Ale to doskonałe miejsce na budowanie i ocieplanie relacji. Na skracanie dystansu z odbiorcą. Ale by to zrobić, unikajmy sztampy, pustosłowia i zużytych kalek językowych. Wyłapujmy kontekst czasu. Przedstawiajmy się jako osoby kompetentne, znające zasady poprawnej polszczyzny. Ale i ciepłe oraz serdeczne – jeśli tacy rzeczywiście jesteśmy.
Jeśli chcesz wznieść swoje umiejętności komunikacyjne na dużo wyższy poziom, sprawdź nasze szkolenie z Prostej Komunikacji TUTAJ>
Piotr Garlej
