Kiedy ktoś pyta, jak zrobić dobrą prezentację w PowerPoint, w głowie zwykle pojawia się ten sam obraz. Przyciemniona sala, duży ekran, płynne przejścia między slajdami, wykres który buduje się na oczach publiczności i prowadzący, który swobodnie chodzi po scenie. Tak prezentacja wygląda w poradnikach na YouTube, w kursach o wystąpieniach publicznych i w większości szablonów, które można kupić w internecie.
Tymczasem prezentacja, którą naprawdę musisz przygotować, wygląda zupełnie inaczej. Sala na osiem osób, laptop podłączony do telewizora, dwadzieścia minut w kalendarzu i grupa ludzi, którzy w tym czasie odpisują na maile. Nikt nie przyszedł podziwiać animacji. Wszyscy przyszli po to, żeby zrozumieć, o co chodzi, i podjąć decyzję.
Od dziesięciu lat pracuję z menedżerami w dużych organizacjach nad ich prezentacjami i widzę tę różnicę na każdym warsztacie. Ludzie przynoszą slajdy dopracowane wizualnie, z ładnymi ikonami i spójną kolorystyką, a mimo to ich odbiorcy gubią się po trzeciej minucie. Problem polega na tym, że większość osób skupia się za mocno na warstwie wizualnej, a za mało na przemyśleniu przekazu.
Poniżej znajdziesz siedem kroków, które stosuję sam i których uczę na warsztatach. Wszystkie działają w PowerPoincie, Google Slides i Canvie, czyli w narzędziach, które już masz i za które Twoja firma już płaci. Żaden z nich nie wymaga animacji, dodatków ani talentu scenicznego.
Dlaczego większość porad o prezentacjach prowadzi w złą stronę
Poradniki dostępne w internecie opisują głównie wystąpienia konferencyjne, bo to one są nagrywane, publikowane i oglądane. Prelegent stoi na scenie, ma czterdzieści minut, kilkuset słuchaczy i jedno zadanie, czyli zrobić wrażenie. W takim kontekście animacja, dramatyczna pauza i efektowne zdjęcie na całym slajdzie rzeczywiście pomagają.
Twoja prezentacja kwartalna dla zarządu ma inne zadanie. Ludzie po drugiej stronie stołu nie oceniają Cię jako mówcy, tylko sprawdzają, czy mogą Ci zaufać w sprawie liczb i czy rozumieją, o co ich prosisz. Kiedy przenosisz na to spotkanie techniki ze sceny, wychodzi coś sztucznego, a odbiorcy zaczynają się zastanawiać, po co ten cały teatr.
Dlatego w tym tekście nie znajdziesz porad o mowie ciała ani o budowaniu napięcia. Znajdziesz metodę pracy nad slajdami, która skraca spotkania i sprawia, że decyzje zapadają szybciej.
1. Zacznij od decyzji, którą ma podjąć odbiorca
Zanim otworzysz PowerPointa, odpowiedz sobie na jedno pytanie. Co konkretnie ma się wydarzyć, kiedy skończysz mówić? Możliwości jest zwykle kilka i warto wybrać jedną. Ktoś ma zatwierdzić budżet, ktoś ma wybrać jeden z trzech wariantów, ktoś ma zrozumieć zmianę w procesie i przekazać ją dalej swojemu zespołowi.
To pytanie brzmi banalnie, a mimo to na warsztatach większość uczestników nie potrafi od razu odpowiedzieć. Mówią, że prezentacja jest po to, żeby "przedstawić wyniki" albo "omówić projekt". Takie sformułowania nie dają żadnej wskazówki co do treści, więc slajdy zaczynają rosnąć w nieskończoność, bo każdy kolejny wykres wydaje się potrzebny.
Kiedy zapiszesz oczekiwaną decyzję jednym zdaniem, dostajesz kryterium selekcji. Każdy slajd, który nie przybliża odbiorcy do tej decyzji, wypada z prezentacji. To najprostszy sposób na skrócenie materiału o jedną trzecią bez straty wartości.
2. Sprowadź całą prezentację do jednego zdania
Kiedy już wiesz, czego oczekujesz, zapisz główną myśl. Jedno zdanie, pełne, z podmiotem i orzeczeniem, takie które mogłoby paść w windzie. Na przykład: "Przenosimy obsługę zwrotów do zewnętrznego partnera, bo obniży to koszt jednostkowy o piętnaście procent i skróci czas obsługi klienta o dwa dni".
Jeżeli nie potrafisz napisać takiego zdania, prezentacja nie jest gotowa do robienia slajdów. To dobra wiadomość, bo problem wykryłeś na etapie kartki papieru, a nie na etapie trzydziestego slajdu. Ludzie często zabierają się za projektowanie właśnie po to, żeby uciec od tego trudnego momentu, w którym trzeba dokładnie ustalić, co się chce powiedzieć.
To zdanie pełni potem trzy funkcje. Jest tytułem pierwszego slajdu merytorycznego, jest podsumowaniem na końcu i jest odpowiedzią, kiedy ktoś przerwie Ci pytaniem "to do czego zmierzamy?".
3. Zbuduj strukturę, zanim otworzysz program
Struktura powstaje szybciej na kartce albo w zwykłym dokumencie tekstowym niż w PowerPoincie, ponieważ nic Cię tam nie rozprasza. Nie kusi Cię wybór szablonu, nie poprawiasz odstępów, nie sprawdzasz, jak wygląda alternatywna ikona. Piszesz wyłącznie o tym, co i w jakiej kolejności ma zostać powiedziane.
Dla większości prezentacji biznesowych sprawdza się prosty układ prowadzący od problemu do rozwiązania. Najpierw pokazujesz sytuację, którą odbiorcy znają i akceptują jako prawdziwą. Potem nazywasz konkretną trudność lub koszt, który z niej wynika. Następnie przedstawiasz swoje rozwiązanie i dopiero wtedy schodzisz do szczegółów, danych oraz harmonogramu. Na końcu wracasz do decyzji z kroku pierwszego.
Ta kolejność ma jedną ważną zaletę. Odbiorca dowiaduje się, po co ma słuchać, zanim zasypiesz go liczbami. Kiedy zaczynasz od danych, ludzie muszą trzymać w głowie fakty, których jeszcze nie umieją do niczego przypisać, i szybko się męczą.
4. Napisz tytuły slajdów jako pełne zdania
To zmiana, która daje największy efekt przy najmniejszym wysiłku, a prawie nikt jej nie stosuje. Zamiast tytułu "Wyniki sprzedaży Q3" napisz "Sprzedaż w trzecim kwartale wzrosła o dwanaście procent dzięki nowemu kanałowi online". Zamiast "Ryzyka" napisz "Największym ryzykiem jest opóźnienie dostawcy, dlatego przygotowaliśmy plan awaryjny".
Hasłowy tytuł mówi odbiorcy, o czym jest slajd, ale nie mówi mu, co ma z tego zrozumieć. Odbiorca musi więc sam przeanalizować wykres i wyciągnąć wniosek, a robi to w tempie i kierunku, którego nie kontrolujesz. Pełne zdanie w tytule podaje wniosek od razu, a reszta slajdu staje się dowodem na jego poparcie.
Jest jeszcze jeden powód, dla którego warto tak pisać. Kiedy przejrzysz same tytuły slajdów jeden po drugim, dostaniesz streszczenie całej prezentacji. Jeżeli to streszczenie się nie klei albo dwa slajdy mówią to samo, wiesz dokładnie, co poprawić. Przy hasłowych tytułach taki test jest niemożliwy.
5. Uporządkuj slajd, zamiast go ozdabiać
Dobry slajd biznesowy jest wynikiem porządkowania, a nie dekorowania. W praktyce wystarczy pilnować kilku rzeczy, które są dostępne w każdym programie, także w darmowej wersji Google Slides
1. Jeden slajd niesie jedną myśl. Kiedy zauważysz, że wyjaśniasz dwie sprawy naraz, podziel go na dwa.
2. Elementy są wyrównane do wspólnej linii. Włącz linijkę i prowadnice, a potem ustaw obiekty tak, aby ich krawędzie się pokrywały. Nierówności widać podświadomie i to one sprawiają wrażenie bałaganu
3. Rozmiary czcionki są dwa, najwyżej trzy. Jeden dla tytułu, jeden dla treści, ewentualnie mniejszy dla źródła danych.
4. Tekstu jest tyle, ile trzeba, żeby slajd był zrozumiały bez Ciebie. Slajd bywa czytany później przez osoby, których nie było na spotkaniu, więc trzy słowa na środku nikomu nie pomogą.
5. Kolor pełni funkcję, a nie ozdabia. Jeden kolor akcentu wskazuje to, co ważne, reszta pozostaje szara lub czarna.
6. Puste miejsce zostaje puste. Kiedy w rogu jest wolna przestrzeń, nie ma powodu wstawiać tam logo ani zdjęcia z banku fotografii.
To wszystko robi się myszą i klawiaturą w kilka minut na slajd. Nie potrzebujesz dodatków, wtyczek ani zgody działu IT na nowe oprogramowanie.
6. Pokaż dane tak, żeby wniosek był widoczny
Wykres w prezentacji ma inne zadanie niż wykres w raporcie. W raporcie czytelnik może się w niego wpatrywać przez pięć minut i sam poszukać zależności. Na spotkaniu masz kilkanaście sekund, zanim ludzie zaczną zadawać pytania albo wrócą do telefonów.
Z tego powodu warto zrobić trzy rzeczy. Po pierwsze, na jednym slajdzie umieść jeden wykres i jedno przesłanie. Po drugie, wyróżnij kolorem tę serię albo ten słupek, o którym mówisz, a pozostałe wyszarz. Po trzecie, usuń wszystko, co nie pomaga w odczytaniu, czyli linie pomocnicze, ramki, cienie, dodatkowe osie i legendę, którą można zastąpić podpisem bezpośrednio przy danych.
Kiedy pracuję z zespołami nad ich realnymi raportami, właśnie ten krok wywołuje najwięcej oporu. Ludzie boją się, że usunięcie części danych zostanie odebrane jako ukrywanie czegoś. W praktyce nikt nie każe Ci nic usuwać z analizy, tylko z ekranu. Pełną tabelę możesz zostawić w załączniku albo na slajdzie zapasowym, do którego wrócisz, gdy ktoś zapyta o szczegóły.
7. Przećwicz mówienie, a nie klikanie
Ostatni krok jest najmniej efektowny i najczęściej pomijany. Kiedy slajdy są gotowe, przejdź prezentację na głos, od początku do końca, patrząc na ekran tak, jak będziesz to robić na spotkaniu. Nie chodzi o uczenie się tekstu na pamięć, tylko o sprawdzenie przejść między slajdami.
To właśnie w przejściach ginie najwięcej prezentacji. Slajd trzeci jest sensowny, slajd czwarty jest sensowny, ale nikt nie rozumie, dlaczego jeden wynika z drugiego. Kiedy mówisz na głos, słyszysz to natychmiast, bo w tym miejscu sam zaczynasz się zacinać albo dodajesz zdanie, którego nie ma na slajdach.
Jedno przejście na głos wystarczy, żeby wyłapać większość takich miejsc. Dwa przejścia wystarczą w zupełności. Nie ma potrzeby ćwiczyć dziesięć razy, bo prezentacja zaczyna wtedy brzmieć jak recytacja, a to jest gorsze niż drobna niezręczność.
Czego lepiej nie robić
Kilka rzeczy szkodzi prezentacjom biznesowym niezależnie od branży i wielkości firmy. Warto je znać, bo są to zwykle pierwsze pomysły, które przychodzą do głowy, gdy chcemy, żeby slajdy wypadły lepiej.
Animacje wjazdu i wylotu wydłużają wystąpienie i odbierają odbiorcy kontrolę nad tempem czytania. Zdjęcia z banków fotografii, na których uśmiechnięci ludzie ściskają sobie dłonie, nie niosą żadnej informacji i obniżają wiarygodność liczb obok nich. Gotowe szablony z ciemnym tłem i gradientem wyglądają dobrze na miniaturce, a fatalnie na sali z niedomkniętymi żaluzjami. Wypunktowania złożone z pojedynczych słów zmuszają odbiorcę do zgadywania, o co Ci chodziło.
Najczęstsze pytania
Ile slajdów powinna mieć prezentacja? Tyle, ile jest osobnych myśli do przekazania. Zasady w rodzaju "jeden slajd na minutę" bywają pomocne jako punkt odniesienia, ale znam dobre prezentacje z sześcioma slajdami na czterdzieści minut i równie dobre z czterdziestoma slajdami na dwadzieścia minut. Liczy się to, czy każdy slajd niesie jedną myśl i czy potrafisz uzasadnić jego obecność. I pamiętaj: prezentacje wygłąszane osobiście nie mierzy się liczbą slajdów, ale zegarkiem. Spraw więc, by Twoja prezentacja zajęła odbiorcom nie czterdzieści, a piętnaście minut. Docenią to!
Jaką czcionkę wybrać w PowerPoincie? Domyślne kroje systemowe, czyli Calibri czy Aptos uchodzą już za generyczne i nie dają dobrego efektu. Tym niemniej, jeśli w Twoim firmowym szablonie wskazana jest jedna z tych dwóch czcionek - używaj jej, nie zmieniaj. Ważniejsza niż wizualny efekt jest spójność prezentacji wewnątrz całej firmy. Jeśli każdy w firmie będzie używać czcionki takiej, jaka mu się podoba - wtedy powstanie chaos przy łączeniu prezentacji. Jeśli natomiast miałbym wskazac najładniejszy fonty spośród ogólnie dostępnych na każdym komputerze, to powiedziałbym, że jest to Tahoma, Verdana i Century Gothic.
PowerPoint, Google Slides czy Canva? Wszystkie trzy wystarczą do przygotowania dobrej prezentacji biznesowej. PowerPoint daje najwięcej kontroli nad układem i najlepiej radzi sobie z wykresami połączonymi z Excelem. Google Slides sprawdza się przy pracy zespołowej nad jednym plikiem. Canva przyspiesza pracę wizualną, jeżeli nie masz w firmie żadnego szablonu. Wybór narzędzia nie przesądza o jakości, bo pierwsze cztery kroki z tego artykułu wykonujesz poza programem.
Ile czasu zajmuje przygotowanie prezentacji? Zwykle więcej niż zakładamy, ale w innych proporcjach, niż się wydaje. Przy dobrze poprowadzonej pracy większość czasu pochłania ustalenie głównej myśli i struktury, a samo składanie slajdów idzie szybko. Kiedy dzieje się odwrotnie, znaczy to najczęściej, że treść nie została przemyślana do końca i próbujemy ratować ją formą.
Co dalej?
Dobra prezentacja w PowerPoincie powstaje w kolejności, która wydaje się mniej atrakcyjna niż od razu otwarcie programu. Najpierw ustalasz decyzję i główną myśl, potem układasz strukturę, następnie piszesz tytuły slajdów jako pełne zdania i dopiero na końcu zajmujesz się układem oraz wykresami. Ostatnie dziesięć minut przeznaczasz na przejście prezentacji na głos.
Ta metoda nie wymaga animacji, wtyczek ani charyzmy scenicznej. Wymaga jedynie tego, żeby myślenie o treści odbyło się przed projektowaniem, a nie w jego trakcie. W zespołach, które pracowały ze mną w ten sposób, najczęściej powtarzającym się efektem było skrócenie spotkań, ponieważ zniknęła runda pytań wyjaśniających, co autor miał na myśli.
Jeśli chcesz wprowadzić taki sposób tworzenia prezentacji do zespołu, porozmawiajmy - dobierzemy odpowiednie szkolenie z prezentacji PowerPoint, szkolenie ze storytellingu bądź szkolenie ze storytellingu danych.
Piotr Garlej
