W styczniu 2021 roku ukazała się książka autorstwa Piotra Garleja, założyciela Studia Prezentacji i SlideFormation.com, pt. "Effective Presentations step-by-step".
W ciągu kilku tygodni zebrała bardzo pozytywne opinie ekspertów z branży, jak i czytelników.
Wśród osób rekomendujących książkę są Peter Coughter, autor słynnej także w Polsce książki "The Art of the Pitch - Persuasion and Presentation Skills that Win the Business" (polski tytuł: "Sztuka perswazji i skuteczne techniki prezentacji"), a także Dan O'Connor, vloger publikujący na YouTube porady na temat komuniacji oraz wystąpień publicznych.
"Piotr Garlej has aggregated some of the best thinking from experts in the field of presenting and combined them with his thoughts to create an invaluable primer for anyone interested in giving the best presentations of their lives.” - napisał Peter Coughter.
“Effective Presentations Step by Step is a master course in preparing for and delivering a presentation by anyone on any topic to any group. The reader is skillfully guided through the creative process from first thought through delivery. As a communication trainer who believes in giving words not theories, I admire the way Piotr uses concrete examples, pictures, and roadmaps that even the newest speaker can understand and immediately implement. Anyone who is tasked with delivering a presentation - regardless of his or her experience level - should have this guide book at the ready every step of the way.” - napisał Dan O'Connor.
Jeden z czytelników udostępnił na Amazonie taką opinię natomiast: "This book is pure gold. I don’t know any other book on presentations that would go through the topic so thoroughly and in such a compact way. It contains incredibly valuable content, with lots of case studies of slides and examples on how to begin or finish your speech. And many, many other tips." - źródło: amazon.co.uk.
Inny czytelnik: "I came across Effective Presentations … a very recent publication - and decided to give it a shot. I am amazed with the practicality of the book and how accessible it is." - to już inny czytelnik (opinia z serwisu amazon.com.)
Książka została wydana jedynie w języku angielskim, ale jeśli nie miałeś okazji Droga Czytelniczko/Drogi Czytelniku zapoznać się z tą publikacją, zachęcam Cię do przeczytania poniższego fragmentu w języku polskim. To pierwszy rozdział książki "Effective Presentations step-by-step", odpowiadający na pytanie: od czego zacząć tworzenie prezentacji?
Krok 1: Zacznij z dala od komputera
Jak zrobić doskonałą prezentację? Już mówię: nie ma czegoś takiego jak doskonała prezentacja. I nie to powinno być naszym celem. Warto z kolei dążyć do tego, by zrobić prezentację dobrą, może nawet świetną, ale przede wszystkim skuteczną – taką, która pozwoli nam zrealizować cel, jaki sobie postawiliśmy.
Skuteczną prezentację pomoże nam zrealizować zastosowanie formuły SUCCES, omówionej w książce „Made to stick” Chipa Heatha i Dana Heatha[i]. SUCCES to akronim, który definiuje świetny komunikat:
S – simple, czyli prosty
U – unexpected, czyli niespodziewany
C – concrete, czyli konkretny
C – credible, czyli wiarygodny
E – emotional, czyli emocjonalny
S – story, czyli opowiadany jak historia
W skrócie wytłumaczyć można to więc w ten sposób: świetna prezentacja, która na długo zapadnie odbiorcom w pamięć, to prezentacja prosta i zrozumiała, zawierająca zaskakujące elementy takie jak na przykład humor lub nieoczywiste fakty i dane, a do tego ma wyrazisty i konkretny przekaz. Wszelkie dane i fakty uwiarygodnione są w niej odpowiednimi źródłami, a osoba, która ją omawia, jest wiarygodna i kompetentna. Oprócz tego świetna prezentacja wywołuje u odbiorców reakcje emocjonalne, a całość zakomunikowana jest w konwencji angażującej i ciekawej opowieści, a nie jako zlepek niepowiązanych ze sobą wątków.
Czy ta definicja świetnej prezentacji wystarczy, by taką stworzyć? Zapewne nie. Dlatego zacznijmy podróż po świecie tworzenia prezentacji od samego początku.
Od czego zaczynasz tworzenie prezentacji?
Gdy zadaję to pytanie na szkoleniach, zazwyczaj słyszę: od stworzenia konspektu, od wpisania treści na slajdy, od skopiowania slajdów z poprzednich prezentacji albo od zrobienia mocnej kawy.
No cóż, początki bywają trudne, ale najważniejsze to dobrze zacząć. Dobrze, czyli jak?
Na samym początku doradzam zawsze jedno: zacznij z dala od komputera. Nie włączaj go od razu, a przynajmniej nie włączaj programu do robienia prezentacji.
Jeśli zbyt szybko otworzymy PowerPointa i zaczniemy wpisywać treść na slajdy, nasza prezentacja może zacząć zmierzać w niewłaściwym kierunku. Automatycznie wypełniamy slajdy wszystkim, co przychodzi nam do głowy, dołączamy zdjęcia, które ostatnio znaleźliśmy przypadkiem w internecie, gonimy od myśli do myśli i wyrzucamy je z siebie jak leci. A potem z braku czasu lub chęci – albo przekonani, że skoro tyle czasu już na to poświęciliśmy, więc nie warto więcej – uznajemy prezentację za skończoną. To najprostsza droga do tego, by powstała prezentacja chaotyczna, bez struktury i z mało istotnymi wątkami. Jednym słowem: zła prezentacja.
Stworzenie naprawdę dobrej prezentacji musi poprzedzić proces myślowy. Jeśli w jakiejś mierze tworzenie prezentacji jest aktem twórczym, to szczególnie ważne jest to na początku – im więcej czasu i wysiłku poświęcimy na wymyślenie, jak powinna wyglądać nasza prezentacja, tym lepsza ona będzie.
Nancy Duarte, autorka słynnej książki „Slajd:ologia”, zaleca, by w przypadku tworzenia 30-slajdowej prezentacji poświęcić około 90 godzin na jej przygotowanie, z czego blisko 30 godzin przeznaczyć wyłącznie na zgłębienie tematu, research, szukanie ciekawych zależności, weryfikowanie pomysłów wśród ekspertów i opracowanie szkicu prezentacji. Czyli jedna trzecia całego procesu powinna być przeznaczona na tzw. pre-work. Abraham Lincoln szedł jeszcze dalej; bardzo sugestywne są jego słynne słowa: „Dajcie mi osiem godzin na ścięcie drzewa, a pierwsze sześć spędzę na ostrzeniu topora.”
W książce „Współbrzmienie” Duarte sugeruje z kolei precyzyjny 5-etapowy proces tworzenia prezentacji.
Pierwszy etap: Burza mózgów, której rola polega na tym, aby doprowadzić do powstania jak największej liczby różnych pomysłów. Na tym etapie nie włączaj jeszcze trybu redaktora. Wyrzuć z głowy jak najwięcej pomysłów. Wartość znajdziesz w ilości i różnorodności.
Drugi etap: Selekcja – to już pora na włączenie krytyka. Oceń, które z pomysłów nadają się do dalszej pracy, a które trzeba zwyczajnie wyrzucić.
Trzeci etap: Tworzenie zbiorów – polega na łączeniu pomysłów w spójne wątki. Celem tego etapu jest znalezienie w wyselekcjonowanych pomysłach cech wspólnych i ułożenie ich tematycznie.
Czwarty etap: Tworzenie komunikatów – oznacza po prostu napisanie treści.
Piąty etap: Porządkowanie komunikatów – polega na ustawieniu odpowiedniej kolejności poszczególnych wątków, tak by cała prezentacja jak najlepiej oddziaływała na odbiorców.
Zdaniem większości psychologów poznawczych i neurobiologów badających sposób funkcjonowania ludzkiego mózgu, na najlepsze pomysły wpadamy wtedy, kiedy damy naszemu umysłowi dużo swobody. John Cleese, jeden z twórców Latającego Cyrku Monty Pythona, powiedział kiedyś: „Nie wiem, skąd się biorą nasze pomysły na skecze, ale wiem jedno: na pewno nie biorą się z naszych laptopów.” Julia Cameron, autorka książki „Droga artysty. Poranny dziennik”, głęboko wierzy w magiczną moc ręcznego pisania: „Kiedy przelejemy na papier te wszystkie mętne, ogłupiające i pogmatwane myśli na papier, możemy spojrzeć na świat jasnym wzrokiem”.
Większość ekspertów jest zgodna: ludzkość nie wymyśliła lepszego narzędzia do kreatywnego myślenia niż mózg „podpięty” do długopisu lub ołówka, zapisującego nasze myśli na papierze. Wszelkiego rodzaju twórcy – scenarzyści, pisarze, komicy, copywriterzy – nie rozstają się z długopisami i notesami. Zapisują pomysły, potem je przeglądają, analizują, korygują – i w takim procesie ciągłych zmian wykluwają się ich najlepsze dzieła. Rzadko najlepsze idee są wynikiem pierwszego przebłysku myśli.
Zanim więc włączysz PowerPointa, siądź nad kartką papieru i zanotuj luźne myśli, które Ci przychodzą do głowy w związku z Twoją prezentacją. Zapisz hasłowo różne wątki, spisz ciekawe pomysły. Żeby otworzyć się na nowe idee, spróbuj zmienić otoczenie – pójdź z notesem do parku, zamiast w biurze popracuj w restauracji albo w kawiarni. Daj sobie czas.
Wiem, co myślisz: „Zazwyczaj na robienie prezentacji mam bardzo mało czasu. Miałbym komplikować sobie całe to zadanie, wydłużając proces, który nie jest nawet robieniem prezentacji? Bez sensu”.
No tak, może Ci się to wydawać bez sensu, jeśli faktycznie zależy Ci na zrobieniu prezentacji szybko. Pytanie jednak brzmi: chcesz zrobić prezentację szybko czy dobrze?
By uporządkować proces konstruowania treści prezentacji, warto odpowiedzieć sobie na cztery kluczowe pytania:
- Kto jest odbiorcą mojej prezentacji?
- Jaki cel ma moja prezentacja?
- Jaką tezę ma moja prezentacja?
- Jaki jest typ mojej prezentacji?
Dlaczego te pytania są takie ważne? Bo odpowiadając na nie, ukierunkujemy myśli na właściwe tory. Mając cały czas w tyle głowy właściwe odpowiedzi, koncentrujemy umysł na znalezieniu najlepszych rozwiązań w kontekście naszej prezentacji. Przeanalizujmy wszystko po kolei.
Pytanie 1: Kto jest odbiorcą mojej prezentacji?
Odpowiedz sobie na to pytanie, by określić, w jaki sposób będziesz pisać teksty w swojej prezentacji. Inaczej je skonstruujesz, jeśli kierujesz prezentację do prezesa swojej firmy, a inaczej, jeśli odbiorcą będzie potencjalny klient. Na innym poziomie szczegółowości będziesz omawiać daną tematykę, gdy zwracać się będziesz do nowo zatrudnionych pracowników, a na innym – gdy odbiorcami będą pracownicy z długim stażem. Inny wreszcie sposób komunikacji będzie potrzebny, gdy prezentacja trafić ma do dzieci, a inny – gdy odbiorcami są dorośli.
Uświadomienie sobie, kto będzie odbiorcą, pozwoli Ci dodatkowo określić, w jakim stopniu możesz posługiwać się żargonem zawodowym. Jeśli odbiorcą będzie ktoś z Twojej branży, Twoi przełożeni lub współpracownicy – wówczas używać możesz wielu skrótów myślowych, akronimów i słownictwa, które wszyscy znają. O wiele ostrożniej musisz je stosować, jeśli zwracasz się do osób spoza tego kręgu.
Im lepiej znasz odbiorcę, tym większą szansę masz na spersonalizowanie prezentacji, a w konsekwencji – na nawiązanie z nim dobrej więzi, a wreszcie na osiągnięcie celu: przekonania go do swoich idei lub sprzedanie produktu. Poprzez personalizację prezentacji rozumiem nie tylko wstawienie logotypu firmy, z przedstawicielem której się spotykasz. Chodzi o coś więcej.
Najlepsi handlowcy przed każdym spotkaniem z potencjalnym klientem robią drobiazgowy research. Zadają sobie pytania typu: kim jest osoba, z którą mam się zobaczyć? W jakim stopniu jest zainteresowana moim produktem? Czy korzysta z ofert konkurencji? Jaką jest osobą? Co lubi? Co ją pasjonuje? Jakie tematy będę mógł poruszyć? W jaki sposób mogę zbudować z nią relację?
Odpowiedzi na te pytania zwiększają szanse na stworzenie dobrej relacji, która zaowocować może współpracą lub podpisaniem lukratywnego kontraktu.
Peter Coughter w książce „Sztuka perswazji i skuteczne techniki prezentacji” opisuje ciekawy przypadek, kiedy to skrupulatny research na temat odbiorców prezentacji przyniósł spektakularne rezultaty. Agencja reklamowa, którą dopiero co założył ze wspólnikami, startowała w przetargu na obsługę dużej renomowanej firmy. Nazwijmy ją firmą X. Agencja ta nie była jeszcze znana, miała za to niedoświadczony zespół, brak dużych sukcesów na koncie i jako jedyna z zaproszonych do przetargu siedzibę miała w tym innym mieście niż firma X. Szanse na wygranie przetargu były więc znikome. Ale Coughter i jego współpracownicy postanowili dokładnie rozpracować każdego z czterech członków komitetu przetargowego. Zebranie szczegółowych informacji o odbiorcach prezentacji zajęło sporo czasu, ale Coughter odkrył ciekawą zależność: każdy z członków komitetu był wojskowym lub pasjonatem wojskowości. I na tym oparli swoją prezentację. Całą narrację prezentacji zbudowali na wątkach wojskowych, tytułując ją „Sztuka wojny”. O swoim portfolio mówili jak o zdobytych na wrogu trofeach, a punktem kulminacyjnym prezentacji były cytaty z „Conana Barbarzyńcy” i zachwyty nad uczuciem, jakie daje zwycięstwo nad znienawidzonym wrogiem. Odbiorcy prezentacji oniemieli z zachwytu. Czuli, że trafili na kogoś, kto myśli tymi samymi kategoriami co oni. Mimo że mieli w planach spotkać się z pozostałymi agencjami startującymi w przetargu, jeszcze na tym samym spotkaniu członkowie komitetu zapewnili, że do dalszej współpracy wybierają agencję Coughtera.
Strategiczne było w tym wypadku dokładne zdefiniowanie odbiorcy prezentacji i szczegółowa analiza jego oczekiwań, preferencji i upodobań.
Chcesz zyskać przychylność odbiorców już na samym starcie? Poznaj ich jak najlepiej. Sprawdź, kim są, co lubią, czego oczekują.
Pytanie 2: Jaki cel ma moja prezentacja?
Autor książki „Skuteczny prezenter”, Jerry Weissman, porównał prezentację do podróży z punktu A do punktu B. Żeby podróż była jak najkrótsza i jak najbardziej komfortowa dla wszystkich, warto dokładnie znać swój cel. Określając jasny cel swojej prezentacji, minimalizujesz ryzyko dryfowania po wątkach pobocznych. Niektóre tematy, które poruszasz, mogą być bowiem nie tylko mało istotne lub nieinteresujące dla odbiorcy. Mogą być wręcz kontrskuteczne i oddalać Cię od celu i tym samym zaprzepaścić cały wysiłek, jaki wkładasz w stworzenie prezentacji.
Odpowiedz zatem sobie na pytanie, co chcesz osiągnąć prezentacją. To może być przekonanie odbiorcy do skorzystania z Twojej oferty albo zbudowanie swojego autorytetu eksperta w jakiejś dziedzinie. To może być rzetelne poinformowanie zarządu o aktualnym stanie finansowym waszej firmy, a może być to przedstawienie danych finansowych waszej organizacji w jak najkorzystniejszym świetle. Różne cele to inny sposób przedstawienia danych.
Cel prezentacji wpływa znacząco na sposób, w jaki będziesz konstruował jej treść. Kluczowa jest jednak świadomość celu. Mając go cały czas w głowie, automatycznie odrzucasz wszelkie wątki niepotrzebne, a koncentrujesz się na tych, które faktycznie przybliżają Cię do osiągnięcia celu.
Pytanie 3: Jaką tezę ma moja prezentacja?
Wiele lat temu starałem się o posadę marketing managera w firmie zajmującej się nieruchomościami inwestycyjnymi. W procesie rekrutacji otrzymałem zadanie stworzenia prezentacji, która byłaby ofertą sprzedaży… działek na Księżycu. To ciekawe ćwiczenie miało pokazać mój potencjał; z zapałem przystąpiłem więc do pracy. Określiłem odbiorców, wskazałem cel prezentacji, najtrudniej było mi jednak wymyślić tezę, czyli pomysł na prezentację.
No bo jaka mogła ona być?
Najlepsza inwestycja we wszechświecie? Banalnie.
Odlotowa oferta działek? Infantylnie.
Kosmiczne zyski z działek? Zbyt nachalnie.
Pierwszym pomysłom brakowało polotu i wciągającej opowieści. Czas uciekał i do ostatniej chwili kombinowałem, zapisywałem, notowałem. I wreszcie, po długim procesie kreatywnym, wpadłem na właściwy pomysł: Działki na Księżycu. Czwarta rewolucja dla inwestorów.
Prezentację rozpocząłem od słów, że w historii nowożytnej mieliśmy tylko kilka wielkich rewolucji, które pozwoliły nielicznym dorobić się ogromnych fortun. Pierwszą była rewolucja przemysłowa, drugą – gorączka czarnego złota, trzecią – rewolucja technologiczna przełomu XX i XXI wieku. Przed czwartą właśnie stoimy: ci odważni, którzy zainwestują w działki na Księżycu, mają szansę powtórzyć historię takich potentatów jak Andrew Carnegie, John D. Rockefeller czy Bill Gates.
Prezentacja trwała nie dłużej niż 20 minut i pamiętam, że zrobiła spore wrażenie na odbiorcach. Pracę, o którą się starałem, oczywiście dostałem.
Priorytetowe było znalezienie niebanalnego pomysłu. Teza, którą opracowałem, miała rozmach, wizję i dużo obiecywała finalnym odbiorcom. Prezentacja – jako że opowiadała o nieistniejącym produkcie – była wprawdzie tylko ćwiczeniem i nie miała nigdy realnego zastosowania, przekonała mnie jednak o jednym: każda dobra prezentacja musi mieć wyrazistą, mocną tezę. Bez tego trudno o stworzenie komunikatu, który zapadnie w pamięć na lata.
Na to samo wpadli mądrzejsi ode mnie już nieco wcześniej. 9 stycznia 2007 roku w San Francisco Steve Jobs na dorocznej konferencji MacWorld pokazał po raz pierwszy światu iPhone’a. To było wielkie wydarzenie, prawdziwa rewolucja. Godzinne wystąpienie zmieniło świat smartfonów i technologii, ale też wyznaczyło zupełnie nowe standardy prezentacji. Od 2007 roku, a konkretnie od dnia premiery iPhone’a, można mówić o nowej erze prezentacji. Jeśli jej nie widziałeś, koniecznie wpisz w wyszukiwarce YouTube frazę „Steve Jobs iPhone 2007 presentation” i obejrzyj pierwszy filmik z wyświetlonych wyników. Ta prezentacja to zestaw najlepszych technik, a rozłożenia ich na czynniki pierwsze podjął się Carmine Gallo w swojej książce „Steve Jobs. Sztuka prezentacji. Jak świetnie wypaść przed każdą publicznością”. Lekturę polecam każdemu.
Jobs swoją najsłynniejszą prezentację zatytułował „Apple wymyśla na nowo telefon” (Apple reinvents the phone). Słowa te powtarzał jak mantrę kilka razy i można śmiało powiedzieć, że były to najdonioślejsze słowa całej premiery iPhone’a. Teza ta – zwarta, treściwa i dosadna – stanowiła najlepsze podsumowanie dnia, a ponieważ wygłoszona była kilkukrotnie, właśnie te słowa zostały zapamiętane najbardziej. Frazę „Apple reinvents the phone” używały potem masowo media i blogosfera. Tysiące nagłówków gazet, tytułów postów blogowych czy pasków w serwisach informacyjnych brzmiały dokładnie tak, jak zakomunikował to Jobs. Cały świat dowiedział się, że Apple wymyślił na nowo telefon i okazało się, że nie było lepszej reklamy dla nowego flagowego produktu Apple.
Podobny manewr Jobs zastosował przy okazji innych prezentacji. iPoda wprowadzał na rynek słowami „1000 piosenek w Twojej kieszeni”, nowy typ laptopa MacBook Air – „Najcieńszy laptop na świecie”, a przeglądarkę Safari – „Najszybsza przeglądarka na macu, a może nawet najlepsza przeglądarka, jaką kiedykolwiek stworzono”.
Dobra teza prezentacji to nic innego, jak prezentacja skumulowana w jednym zdaniu lub haśle. W świecie prezentacji krąży anegdota o szefie, który zlecił swojemu podwładnemu stworzenie prezentacji. Po dwóch dniach pracownik przesyła mu efekty swojej pracy. Szef jest niezadowolony. Mówi do pracownika: „Zrób tę samą prezentację, ale na dwukrotnie mniejszej liczbie slajdów”. Po kolejnych dwóch dniach pracownik pokazuje szefowi skróconą prezentację. Szef kręci głową niezadowolony. Wyrywa kartkę z notatnika, obrywa z niej mały kawałek papieru, nie większy niż pudełko zapałek, i mówi: „A teraz zrób tę samą prezentację na tym skrawku papieru”.
Właśnie na takim skrawku powinna zmieścić się teza Twojej prezentacji. Musi być nie tylko zgrabna, treściwa, konkretna i w punkt – musi być też na tyle krótka, by odbiorcy ją zapamiętali.
Wymyślić dobrą tezę – oś całej prezentacji – to czasem efekt długiego kreatywnego procesu. Jobs nad swoją prezentacją z 2007 roku pracował kilka miesięcy.
Nie mówię, że nad tezą prezentacji masz myśleć długie miesiące, ale by coś ciekawego wymyślić, musisz dać sobie czas. Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz stworzenie nieuporządkowanej i nieprzemyślanej prezentacji, która nikogo nie zainteresuje.
Pytanie 4: Jaki jest typ mojej prezentacji?
Czwarta kwestia, którą powinieneś wziąć pod uwagę, dotyczy wszelkich okoliczności, w jakich będzie wygłaszana prezentacja. Jeśli je zrozumiesz, będziesz znać typ swojej prezentacji. Jeśli będziesz znać jej typ – znacznie łatwiej będzie Ci dobrać do niej najlepsze środki i narzędzia, tak by była maksymalne skuteczna.
Aby poznać typ swojej prezentacji, musisz odpowiedzieć sobie na kilka pytań uszczegóławiających.
Czy prezentacja będzie wygłaszana osobiście przez prelegenta czy wysyłana na maila i odczytywana przez odbiorcę na komputerze?
To zasadnicza sprawa, bo od tego zależy forma tekstów na slajdach. Prezentacja wygłaszana osobiście powinna mieć mało tekstu, najlepiej w formie krótkich haseł lub pojedynczych słów. Czasem prelegenci najlepszych prezentacji w ogóle nie umieszczają słów na slajdach, a jedynie zdjęcia lub grafiki. Inaczej jest z prezentacjami wysyłanymi do odczytu na maila lub do wydruku. W takich prezentacjach teksty muszą być dłuższe, ale i treściwe, bo – skoro nie będzie prelegenta – to w nich zawierać się będzie cała narracja.
Jeśli prezentację będę wygłaszał osobiście, to w jak dużej sali?
Od tego zależy chociażby wielkość tekstów na slajdach. W dużej sali, przed kilkusetosobowym audytorium, zalecana minimalna wielkość tekstów to 28 punktów (przy standardowym formacie prezentacji PowerPoint 16:9). W małej, przed kilkuosobowym gronem, wystarczy tekst pisany czternastką.
Czy Twoja prezentacja będzie mieć charakter formalny czy raczej na luzie?
Prezentacja, którą będziesz wygłaszać na konferencji przed dużą publicznością, powinna być nieco inna niż prezentacja, którą będziesz wygłaszać przed zarządem Twojej firmy.
Publiczność na konferencji będzie oczekiwała wartościowych informacji podanych w lekkiej, może nawet zabawnej formie. Odbiorcy będą chcieli się od Ciebie czegoś dowiedzieć, ale absolutnie nie wybaczą Ci, jeśli zanudzisz ich nadmiarem szczegółów, danych i wykresów. Chcą rozrywki i informacji w jednym.
Zarząd, kontrahent lub współpracownicy będą natomiast oczekiwać czegoś innego: zamiast na show nastawiać się będą na konkret: na informacje, liczby, wykresy. Ci będą chcieli zapoznać się z rzeczowymi argumentami, faktami i raportami. Jeśli podasz to wszystko w lekkiej, zabawnej formie, na pewno to docenią – ale nie tego się spodziewali.
To wszystko prowadzi nas do kluczowej kwestii, która często pomijana jest podczas opracowywania prezentacji: zdefiniowana typu tworzonej prezentacji.
Istnieją bowiem trzy główne typy prezentacji:
1) Prezentacja sceniczna – prezentowana osobiście przez prelegenta zazwyczaj na dużej scenie przed dużą publiką. Takie prezentacje muszą mieć jak najmniej słów na slajdach, dużo wizualizacji, zdjęć, multimediów, pomysłowe demonstracje, interakcje z publicznością i przede wszystkim świetne „story”, czyli historię, którą będzie opowiadał prelegent i poprzez którą będzie mógł zaangażować odbiorców, przekonać ich do swoich pomysłów bądź zainspirować. Slajdy – o ile w ogóle są stworzone – pełnią rolę jedynie pomocy wizualnych. Główny ciężar spoczywa tu na prelegencie. Idealne prezentacje tego typu tworzone są w konwencji infotainment (połączenie informacji i rozrywki), mają lekki nieformalny charakter i koncentrują się jedynie na ogólnym ujęciu tematu. Mistrzem tego rodzaju komunikacji był Steve Jobs.
2) Prezentacja typu biznesowego – wygłaszana na małych spotkaniach, kilku-, kilkunasto-, czasami kilkudziesięcioosobowych. Wymienić można w tej kategorii prezentacje na spotkaniach zarządów i rad nadzorczych, spotkania z klientami lub potencjalnymi kontrahentami, wewnątrzfirmowe prezentacje szkoleniowe, pokazy produktowe, prezentacje wygłaszane w szkole lub na uczelni, a także prezentacje online za pośrednictwem aplikacji typu Skype, Zoom lub MS Teams. Przedstawiają zagadnienia w sposób bardziej szczegółowy niż prezentacje sceniczne, zawierają zazwyczaj dużą ilość danych, a teksty są raczej zwarte i krótkie. Ciężar narracji rozkłada się po równo: na prelegenta i na slajdy.
3) Prezentacja typu slajd-dok – prezentacja, która nie jest wygłaszana przez prelegenta, a jedynie wysyłana mailem do odbiorcy lub przekazywana mu w formie wydruku. To prezentacja-dokument, często dość oficjalny. Jako że rolę prelegenta przejmuje sam tekst, musi być on na tyle treściwy, by wyjaśnił wszystkie poruszane zagadnienia w sposób kompleksowy, lecz nie może przytłoczyć nadmiarem danych. Rozmiar testów i elementów graficznych jest dużo mniejszy niż w pozostałych typach prezentacji – ponieważ odbiorca będzie czytał tego typu slajdy z bliska: z kartki lub z ekranu komputera.
Wiele błędów popełnianych przy tworzeniu prezentacji wynika często z tego, że tworząc prezentację sceniczną robi się ją tak, jak powinno się robić slajd-dok albo prezentację biznesową. I na odwrót: niektóre prezentacje na spotkania zarządu wyglądają, jakby były przygotowane pod sceniczne wystąpienie – jest przecież duża pokusa, by na spotkanie zarządu zrobić prezentację w stylu Steve’a Jobsa. Każdy rodzaj prezentacji to osobna konwencja. Jeśli wyjdziemy poza konwencję adekwatną do sytuacji, nasi odbiorcy będą się czuli jak na meczu baseballa, mimo że kupili bilety na piłkę nożną. I to mecz, i to mecz, ale wrażenia i oczekiwania zupełnie inne.
W niniejszej książce przedstawiam uniwersalne zasady tworzenia skutecznych prezentacji. Są to zasady wspólne dla wszystkich trzech wyżej wymienionych typów. Uniwersalne zasady, które tu przedstawiam, mają jednak liczne wyjątki. Niektóre omawiane w dalszej części narzędzia i zalecenia przydatne będą tylko do jednego lub dwóch rodzajów prezentacji. Za każdym razem gdy pojawia się taki wyjątek – wyraźnie to jednak zaznaczam.
Zastanów się, który z powyższych rodzajów pasuje do Twojej prezentacji, a konkretne środki, narzędzia i techniki będziemy omawiać szczegółowo w kolejnych rozdziałach.
Trzeba jednak wiedzieć, że czasami nie ma jasnego wskazania, w którym typie mieści się dana prezentacja. Może się przecież zdarzyć, że prezentacja, którą tworzysz, będzie wygłaszana podczas spotkania zarządu, a potem wysyłana mailem do każdego z członków spotkania. Bardziej więc będzie to prezentacja typu biznesowego czy slajdument?
No cóż, jeśli chcesz zrobić dobrze swoją prezentację – musisz zrobić jej dwie wersje: pierwszą na spotkanie, drugą na wysłanie. Wiem, co myślisz: „Nie mam czasu na takie rzeczy”. Ale znowu jak bumerang powraca pytanie: chcesz zrobić to szybko czy dobrze?
Powyższy tekst pochodzi z książki "Effective Presentations step-by-step", autor: Piotr Garlej. Książka do nabycia: https://www.amazon.co.uk/dp/B08T6744HM
