99% prezentacji tworzonych w przedsiębiorstwach przez menadżerów ma ten błąd. Nie jest on rażący na pierwszy rzut oka, nie jest on może decydujący czy dana prezentacja jest dobra czy zła, ale jest on powszechny i co ciekawe, przez autorów prezentacji najczęściej niezauważalny. O co chodzi?
O nieporządek na slajdach.
Kiedy mam okazję prowadzić szkolenia PowerPoint, wielu ich uczestników zaprzecza, jakoby zdarzało im się robić na slajdach nieporządek. Wręcz przeciwnie, słyszę często, że slajdy robią raczej uporządkowane.
Co innego pokazują ich faktyczne prezentacje.
Zdecydowana większość, a może nawet prawie wszystkie prezentacje robione na szybko odznaczają się tym, że slajdy zawierają dość luźno rozłożone elementy po całej przestrzeni. Jeden tekst bliżej krawędzi, inny tekst nieco dalej, obrazki w kompletnie różnych rozmiarach i na różnej wysokości względem siebie, żadnych zależności, żadnej symetrii, żadnego porządku.
Prezentacje biznesowe, nawet te robione na najwyższym szczeblu, mają takie “klocki” na co dzień. W ekstremalnych przypadkach tabele mają bez żadnego logicznego uzasadnienia niektóre dane w minimalnie większym, inne – w mniejszym rozmiarze, nagłówki – jak przechodzimy ze slajdu na slajd – skaczą, tzn. raz są nieco wyżej, raz nieco niżej.
Oczywiste błędy wynikające z nieporządku w przypadku wyjątkowej niedbałości to nachodzące teksty na siebie, poszczególne linijki tekstu wychodzące poza ramki, które miały je zamykać w zamkniętej przestrzeni, czy chociażby usytuowanie dwóch korespondujących ze sobą wykresów na dwóch różnych wysokościach.
Patrząc pobieżnie na slajdy, te błędy nie rzucają się w oczy. Nie razi nas to, że coś nie jest idealnie wyrównane i symetryczne. Jednak jeżeli mamy ambicję stworzyć naprawdę solidną prezentację, taką, która będzie naszą wizytówką na ważnym spotkaniu – porządek na slajdach to absolutne minimum.
Jak w najprostszy sposób zachować porządek na slajdach?
Odpowiedź brzmi: prowadnice. Czyli równe, przerywane linie pionowe i poziome, które widoczne są w trybie roboczym pracy z programem PowerPoint.
Tworzenie prezentacji z włączonymi prowadnicami pozwala ustawiać poszczególne elementy równo względem siebie. Czyli jak rozpoczynamy jakiś tekst od lewej krawędzi slajdu, to ustawmy po lewej stronie jedną pionową prowadnicę w odległości pół centymetra do centymetra od krawędzi lewej slajdu i niech wszystkie pola tekstowe poniżej i z lewej strony zaczynają się dokładnie na wysokości tej prowadnicy.
Jak włączyć prowadnice?
Wejdź do zakładki (wstęgi) Widok i zaznacz funkcję Prowadnice. Wówczas powinny pojawić się dwie prowadnice: jedna pionowa, druga pozioma. Prowadnice te możesz swobodnie przesuwać – wystarczy chwycić jedną z nich (najlepiej poza obszarem slajdu, więc ustaw zoom tak, by slajd był widoczny z kilkucentymetrowym zapasem dookoła – zoom znajdziesz w prawym dolnym rogu ekranu ppt) i po prostu przesunąć w bok lub w górę czy dół.
By utworzyć nową prowadnicę, zrób dokładnie tak samo jak być przesuwał istniejącą prezentację, ale z włączonym klawiszem CTRL.
Porządek może czasem nam uratować niejeden slajd, który wygląda na zbyt skomplikowany i zbyt “naładowany” od informacji. Czasem tak skomplikowane slajdy możemy dość łatwo odczytać – jako odbiorcy – właśnie dzięki temu, że wszystko jest równiutko ułożone, że poszczególne porcje informacji nie nachodzą na siebie, a są w sposób bardzo przejrzysty odseparowane.
