Większość prezentacji biznesowych wymaga argumentacji z wykorzystaniem danych liczbowych. Tabele i wykresy wydają się w nich niezbędne. Ale czy to wystarcza, by przekonywać odbiorców?
Perełki z wykresami
Tabele i wykresy to niezbędny element prezentacji biznesowych. Bez dwóch zdań. Która forma jest lepsza? Tabela czy wykres? Oczywiście wykres. Tabele to tylko zestaw uporządkowanych liczb, ale to wykres jest forma wizualną. A każdy z nas woli zapoznawać się z argumentacją w formie obrazkowej/graficznej, a nie abstrakcyjnej, jaką jest zestawienie liczbowe.
Tym niemniej jest mała szansa, że wykresy – choćby nie wiem, jak dobre były - wywołają u naszych odbiorców zachwyty. Owszem, każdy kto oglądał film „Niewygodna prawda” powinien pamiętać wykres Ala Gora, w którym przedstawiał emisję dwutlenku węgla na przestrzeni ostatniego stulecia. Fragment filmu TUTAJ>
[Dla niewtajemniczonych – Al Gore pokazał wykres liniowy, który animował się w taki sposób, że wznosił się coraz wyżej i wyżej, aż w końcu wyszedł poza skalę, czyli zaczął wznosić się… ponad ekran. Dla jeszcze większego dramatyzmu sam Al Gore, by omówić ów wykres, wszedł na mechaniczny podnośnik i z kilku metrów nad sceną omawiał zagrożenia związane ze zmianami klimatycznymi. Na publiczności zrobiło to ogromne wrażenie.]
Mistrzowie komunikacji liczb
Ale żeby stworzyć tak zapamiętywalne wykresy i pokazywać w tak angażujący sposób dane liczbowe – trzeba się trochę nagimnastykować. Znaleźć ciekawy punkt odniesienia, metaforę, inny, niecodzienny sposób przedstawienia danych. To oczywiście trudne. Niemniej opłacalne.
Apple w swoich najlepszych prezentacjach dane liczbowe przedstawiał w mistrzowski sposób. Kiedy Steve Jobs po raz pierwszy prezentował iPoda nie poprzestał na stwierdzeniu, że ich nowy produkt ma 5GB pamięci. Zaraz potem dopowiedział: to oznacza 1000 piosenek w Twojej kieszeni.
5GB nic nie mówiło publiczności. Czy to dużo? Czy to mało? Trudno było powiedzieć, bo na co dzień niewiele osób operowało skalą gigabajtową. Ale 1000 piosenek w kieszeni to konkret. Każdy, kto miał do czynienia z walkmanami, kasetami i płytami, zawierającymi zazwyczaj około 20 utworów, rozumiał nową skalę proponowaną przez Apple. 1000 piosenek robiło ogromne wrażenie.
Nie mamy głowy do liczb
Nie chodzi jednak o to, by popadać w manię wielkości i dążyć do pokazywania jedynie dużych liczb. Chodzi o to, by każdą liczbę przedstawiać w taki sposób, by nasi odbiorcy jak najlepiej zrozumieli i poczuli jej skalę – obojętne, czy jest ona mała, czy duża.
Dlaczego liczby trzeba tłumaczyć na „ludzki język”?
Bo jako ludzie tak naprawdę ich nie rozumiemy.
Udowodnił to choćby Hans Rosling (autor książki „Factfulness”) w serii pytań, jakie zadawał najróżniejszym osobom, od studentów po laureatów Nagrody Nobla – i okazywało się, że niezależnie od wykształcenia i wiedzy, niewielu z nas ma wyczucie statystyczne. Nie jesteśmy w stanie np. oszacować czy osób zaszczepionych na świecie jest bliżej 20% czy 80% - rozstrzał odpowiedzi był ogromny. Brak intuicji statystycznej potwierdzają w swoich badaniach także Daniel Kahneman i Amos Tversky.
Jak tłumaczyć liczby?
Krótko mówiąc, same liczby nie wywołują w nas żadnych emocji. Są abstrakcją. Dopiero liczby przetłumaczone na konkretne obrazy, dają nam zrozumienie i możliwość zapamiętania skali. W książce „Liczby się liczbą”, napisanej przez Chipa Heatha i Karlę Starr, autorzy przedstawiają serię przykładów, w jaki sposób możemy komunikować liczby lepiej.
Jeden z ciekawszych przykładów, jaki podają, jest następujący: jaka jest różnica między milionem a miliardem? Matematyk odpowiedziałby, że różnica jest trzech zer. Milion to jedynka i sześć zer. Miliard to jedynka i dziewięć zer.
Natomiast ktoś, kto chce, by odbiorcy naprawdę zrozumieli tę różnicę mógłby powiedzieć w ten sposób:
załóżmy że wygrywasz w loterii milion dolarów, a Twój przyjaciel miliard dolarów. Regulamin loterii zakłada jednak, że zaraz po wygraniu musisz codziennie wydawać po 50 tys. dolarów ze swojej wygranej puli. Po jakim czasie skończą się pieniądze tobie z milionem na koncie, a po jakim czasie twojemu przyjacielowi z miliardem? Odpowiedź: Tobie pieniądze skończą się po 20 dniach. A Twojemu przyjacielowi… po 55 latach. Czujesz teraz różnicę w skali milion vs. miliard?
Albo inny sposób wytłumaczenia tej różnicy: milion sekund to 12 dni. Miliard sekund to… 32 lata.
Powyższe przykłady tłumaczą ogromne, abstrakcyjne liczby, jakimi są milion i miliard, na bardziej namacalną dla nas kategorię: czas. Każdy z nas wie, ile to jest 20 dni, a ile to jest 55 lat.
I o to chodzi w tłumaczeniu liczb w naszych prezentacjach. Porównujmy abstrakcyjne liczby do bardziej konkretnych i znanych odbiorcom kategorii.
Mówisz w swojej prezentacji, że powierzchnia Twojego magazynu liczy 20,000 metrów kwadratowych? Dopowiedz potem, że to tyle, co trzy boiska piłkarskie.
Mówisz w swojej prezentacji, że Wasza firma zgromadziła 14 mln dolarów kapitału zapasowego? Dopowiedz potem, że to suma, która pokryłaby wszystkie koszty funkcjonowania firmy przez najbliższe trzy lata.
Mówisz w swojej prezentacji, że do wybudowania fabryki potrzeba 30,000 cegieł? Dopowiedz, że to tyle cegieł, że gdyby je ustawić jedna na drugiej , to taka wieża z cegieł miałaby długość 7 kilometrów.
Liczby to potężna rzecz. Mogą nam znacząco pomóc w argumentacji. Ale jedynie kiedy przetłumaczymy je na wyrazisty, prosty i zrozumiały dla wszystkich język – mogą wywoływać niezwykłe emocje: zadziwienie, strach, podziw. A dopiero na bazie emocji odbiorcy będą mogli podjąć określone decyzje.
Jeśli chcesz poznać tajniki skutecznego przedstawiania tabel i wykresów w prezentacjach stricte biznesowych, to zajrzyj do mojego kursu online Profesjonalne Prezentacje PowerPoint TUTAJ>. W module Prezentacja danych liczbowych dzielę się najlepszymi praktykami w przedstawianiu tego rodzaju danych.
Jeśli natomiast chcesz wznieść swoje umiejętności wizualizacji danych na najwyższy poziom, to zapytaj mnie o szkolenie z wizualizacji danych, o którym więcej przeczytasz TUTAJ>
