Jest 9.00 rano. Przychodzisz do biura i siadasz przed swoim komputerem. Twoim zadaniem na dziś jest stworzenie prezentacji. Powiedzmy, że dotyczyć ma problemu konkurencji w branży, w której działa Twoja firma. Od czego zatem taką prezentację zacząć?
Zaczniesz pewnie od przygotowania mocnej kawy, zakasania rękawów i rozprostowania palców – taka rozgrzewka przed trudnym zadaniem. W porządku. Ale od czego zacząć faktyczne tworzenie prezentacji multimedialnej – obojętne czy będzie robiona w PowerPoint, Prezi czy innym programie?
Od napisania schematu prezentacji?
Od postawienia tezy?
Od wpisania tytułu na pierwszy slajd?
Takie pytania można by było mnożyć i mnożyć. Niemniej jednak tym, od czego powinniśmy, według mnie (ale nie tylko), rozpoczynać tworzenie skutecznych prezentacji jest zadanie sobie dwóch podstawowych pytań:
- kto jest odbiorcą mojej prezentacji?
- jaki jest cel mojej prezentacji?
Kto jest odbiorcą mojej prezentacji? – to pytanie wyjściowe, decydujące o tym, jaką formę powinna mieć prezentacja, jaki przekaz, a w konsekwencji – jaki powinien być jej cel?
Przyjrzyjmy się tym dwóm pytaniom bliżej.
1. Kto jest odbiorcą mojej prezentacji?
Zupełnie inne podejście do tworzenia prezentacji zastosowane będzie w sytuacji gdy audytorium to:
– członkowie zarządu i menadżerowie wysokiego szczebla
– praktykanci, którzy dopiero wdrażają się do pracy
– dotychczasowi klienci
– potencjalni klienci, których chcemy pozyskać
– uczestnicy wielkiego kongresu
– partnerzy, których chcemy nakłonić do podpisania ważnego dla firmy kontraktu
– itd.
Prezentacja dla członków zarządu Twojej firmy może zawierać więcej danych statystycznych, więcej wykresów, może być bardziej “techniczna”. Prezentacja dla klientów powinna być “lekkostrawna” i łatwa w zrozumieniu. Prezentacja dla kilku osób może przerodzić się w dyskusję, może być więc wielokrotnie przerywana – na to też trzeba się nastawić podczas jej opracowywania. Prezentacja dla dużego audytorium będzie natomiast miała raczej charakter wykładu. Inaczej skonstruujesz prezentację dla osób, które są już zaznajomione z jej tematem, a inaczej – dla osób, które z przedstawianym przez Ciebie tematem jeszcze nigdy nie miały do czynienia.
Marketingowcy posługują się terminem “grupa docelowa” dla wskazania potencjalnych nabywców swoich produktów lub odbiorców komunikatów. To nieodzowne, by cała działalność marketingowa była spójna, konsekwentna i skuteczna. To samo należy robić z prezentacjami. Zanim zaczniesz robić cokolwiek, określ swoją grupę docelową. Odpowiedź na proste pytanie “kto jest odbiorcą mojej prezentacji?” może zaoszczędzić Ci mnóstwo czasu i przyczynić się do stworzenia czegoś naprawdę dobrego.
2. Jaki jest cel mojej prezentacji?
Świadomość tego, jaki jest cel prezentacji, powinna być obecna od samego początku do samego końca jej tworzenia. Cel to drogowskaz, który pozwala na jasne, precyzyjne i konkretne ujęcie tematu. Bez wskazania celu, nasza prezentacja jest narażona na “utknięcie w martwym punkcie”, na mętlik informacyjny, przeładowanie treścią, a w rezultacie – do zupełnego niezrozumienia przekazu przez odbiorcę.
Jerry Weissman, wybitny amerykański specjalista do spraw prezentacji, porównuje tworzenie prezentacji do podróży z punktu A do punktu B. Określenie celu prezentacji uważa za kluczową sprawę, by stworzyć, jak to określa, “power presentation”. Tłumaczy to bardzo dosadnie: jeżeli nie znasz swojego punktu B, nie ma sensu w tę podróż w ogóle wyruszać.
Jaki jest zatem Twój punkt B? Przekonanie współpracowników do Twoich pomysłów? Przekonanie klienta, by skorzystał z Twojej oferty? Uświadomienie zarządowi zagrożenia wynikającego z działalności konkurencji? Mając obrany cel tej podróży – wiedzieć będziesz jak do tego celu dotrzeć najkrótszą, najwygodniejszą i najszybsza drogą.
Dlatego pamiętajmy: zanim zaczniesz tworzyć kolejną prezentację, zadaj sobie następujące pytania: kto jest odbiorcą mojej prezentacji i jaki przyświeca mi cel przy jej tworzeniu?
