Jednym z częściej zadawanych mi pytań a propos prezentacji jest: od czego zacząć tworzenie prezentacji?
Jedni zaczynają od od stworzenia konspektu, jedni od wpisania treści na slajdy, inni od skopiowania slajdów z poprzednich prezentacji, a jeszcze inni - od zrobienia mocnej kawy.
Od czego ja zaczynam?
Od kilku kluczowych spraw. Każdą z nich opiszę w osobnym wpisie na blogu.
Sprawa nr 1: Zdefiniuj odbiorcę
Inaczej skonstruujesz swoją prezentację, jeśli kierujesz ją do prezesa swojej firmy, a inaczej, jeśli odbiorcą będzie potencjalny klient. Na innym poziomie szczegółowości będziesz omawiać daną tematykę, gdy zwracać się będziesz do nowo zatrudnionych pracowników, a na innym – gdy odbiorcami będą pracownicy z długim stażem. Inny wreszcie sposób komunikacji będzie potrzebny, gdy prezentacja trafić ma do dzieci, a inny – gdy odbiorcami są dorośli.
Uświadomienie sobie, kto będzie odbiorcą, pozwoli Ci dodatkowo określić, w jakim stopniu możesz posługiwać się żargonem zawodowym. Jeśli odbiorcą będzie ktoś z Twojej branży, Twoi przełożeni lub współpracownicy – wówczas używać możesz wielu skrótów myślowych, akronimów i słownictwa, które wszyscy znają. O wiele ostrożniej musisz je stosować, jeśli zwracasz się do osób spoza tego kręgu.
Im lepiej znasz odbiorcę, tym większą szansę masz na spersonalizowanie prezentacji, a w konsekwencji – na nawiązanie z nim dobrej więzi, a wreszcie na osiągnięcie celu: przekonania go do swoich idei lub sprzedanie produktu. Poprzez personalizację prezentacji rozumiem nie tylko wstawienie logotypu firmy, z przedstawicielem której się spotykasz. Chodzi o coś więcej.
Najlepsi handlowcy przed każdym spotkaniem z potencjalnym klientem robią drobiazgowy research. Zadają sobie pytania typu: kim jest osoba, z którą mam się zobaczyć? W jakim stopniu jest zainteresowana moim produktem? Czy korzysta z ofert konkurencji? Jaką jest osobą? Co lubi? Co ją pasjonuje? Jakie tematy będę mógł poruszyć? W jaki sposób mogę zbudować z nią relację?
Odpowiedzi na te pytania zwiększają szanse na stworzenie dobrej relacji, która zaowocować może współpracą lub podpisaniem lukratywnego kontraktu.
Historia Petera Coughtera
Peter Coughter w książce „Sztuka perswazji i skuteczne techniki prezentacji” opisuje ciekawy przypadek, kiedy to skrupulatny research na temat odbiorców prezentacji przyniósł spektakularne rezultaty. Agencja reklamowa, którą dopiero co założył ze wspólnikami, startowała w przetargu na obsługę dużej renomowanej firmy. Nazwijmy ją firmą X.
Agencja ta nie była jeszcze znana, miała za to niedoświadczony zespół, brak dużych sukcesów na koncie i jako jedyna z zaproszonych do przetargu siedzibę miała w tym innym mieście niż firma X. Szanse na wygranie przetargu były więc znikome. Ale Coughter i jego współpracownicy postanowili dokładnie rozpracować każdego z czterech członków komitetu przetargowego. Zebranie szczegółowych informacji o odbiorcach prezentacji zajęło sporo czasu, ale Coughter odkrył ciekawą zależność: każdy z członków komitetu był wojskowym lub pasjonatem wojskowości.
I na tym oparli swoją prezentację. Całą narrację prezentacji zbudowali na wątkach wojskowych, tytułując ją „Sztuka wojny”. O swoim portfolio mówili jak o zdobytych na wrogu trofeach, a punktem kulminacyjnym prezentacji były cytaty z „Conana Barbarzyńcy” i zachwyty nad uczuciem, jakie daje zwycięstwo nad znienawidzonym wrogiem. Odbiorcy prezentacji oniemieli z zachwytu. Czuli, że trafili na kogoś, kto myśli tymi samymi kategoriami co oni. Mimo że mieli w planach spotkać się z pozostałymi agencjami startującymi w przetargu, jeszcze na tym samym spotkaniu członkowie komitetu zapewnili, że do dalszej współpracy wybierają agencję Coughtera.
Strategiczne było w tym wypadku dokładne zdefiniowanie odbiorcy prezentacji i szczegółowa analiza jego oczekiwań, preferencji i upodobań.
Chcesz zyskać przychylność odbiorców już na samym starcie? Poznaj ich jak najlepiej. Sprawdź, kim są, co lubią, czego oczekują.
A jeśli chcesz poznać wszystkie triki tworzenia świetnych prezentacji, zapraszam Cię na kurs Profesjonalne Prezentacje PowerPoint>
Piotr Garlej
