Czwarta kwestia, którą powinieneś wziąć pod uwagę, dotyczy wszelkich okoliczności, w jakich będzie wygłaszana prezentacja. Jeśli je zrozumiesz, będziesz znać typ swojej prezentacji. Jeśli będziesz znać jej typ – znacznie łatwiej będzie Ci dobrać do niej najlepsze środki i narzędzia, tak by była maksymalne skuteczna.
Aby poznać typ swojej prezentacji, musisz odpowiedzieć sobie na kilka pytań uszczegóławiających.
Czy prezentacja będzie wygłaszana osobiście przez prelegenta czy wysyłana na maila i odczytywana przez odbiorcę na komputerze?
To zasadnicza sprawa, bo od tego zależy forma tekstów na slajdach. Prezentacja wygłaszana osobiście powinna mieć mało tekstu, najlepiej w formie krótkich haseł lub pojedynczych słów. Czasem prelegenci najlepszych prezentacji w ogóle nie umieszczają słów na slajdach, a jedynie zdjęcia lub grafiki. Inaczej jest z prezentacjami wysyłanymi do odczytu na maila lub do wydruku. W takich prezentacjach teksty muszą być dłuższe, ale i treściwe, bo – skoro nie będzie prelegenta – to w nich zawierać się będzie cała narracja.
Jeśli prezentację będę wygłaszał osobiście, to w jak dużej sali?
Od tego zależy chociażby wielkość tekstów na slajdach. W dużej sali, przed kilkusetosobowym audytorium, zalecana minimalna wielkość tekstów to 28 punktów (przy standardowym formacie prezentacji PowerPoint 16:9). W małej, przed kilkuosobowym gronem, wystarczy tekst pisany czternastką.
Czy Twoja prezentacja będzie mieć charakter formalny czy raczej na luzie?
Prezentacja, którą będziesz wygłaszać na konferencji przed dużą publicznością, powinna być nieco inna niż prezentacja, którą będziesz wygłaszać przed zarządem Twojej firmy.
Publiczność na konferencji będzie oczekiwała wartościowych informacji podanych w lekkiej, może nawet zabawnej formie. Odbiorcy będą chcieli się od Ciebie czegoś dowiedzieć, ale absolutnie nie wybaczą Ci, jeśli zanudzisz ich nadmiarem szczegółów, danych i wykresów. Chcą rozrywki i informacji w jednym.
Zarząd, kontrahent lub współpracownicy będą natomiast oczekiwać czegoś innego: zamiast na show nastawiać się będą na konkret: na informacje, liczby, wykresy. Ci będą chcieli zapoznać się z rzeczowymi argumentami, faktami i raportami. Jeśli podasz to wszystko w lekkiej, zabawnej formie, na pewno to docenią – ale nie tego się spodziewali.
To wszystko prowadzi nas do kluczowej kwestii, która często pomijana jest podczas opracowywania prezentacji: zdefiniowana typu tworzonej prezentacji.
Istnieją bowiem trzy główne typy prezentacji:
1) Prezentacja sceniczna – prezentowana osobiście przez prelegenta zazwyczaj na dużej scenie przed dużą publiką. Takie prezentacje muszą mieć jak najmniej słów na slajdach, dużo wizualizacji, zdjęć, multimediów, pomysłowe demonstracje, interakcje z publicznością i przede wszystkim świetne „story”, czyli historię, którą będzie opowiadał prelegent i poprzez którą będzie mógł zaangażować odbiorców, przekonać ich do swoich pomysłów bądź zainspirować. Slajdy – o ile w ogóle są stworzone – pełnią rolę jedynie pomocy wizualnych. Główny ciężar spoczywa tu na prelegencie. Idealne prezentacje tego typu tworzone są w konwencji infotainment (połączenie informacji i rozrywki), mają lekki nieformalny charakter i koncentrują się jedynie na ogólnym ujęciu tematu. Mistrzem tego rodzaju komunikacji był Steve Jobs.
2) Prezentacja typu biznesowego – wygłaszana na małych spotkaniach, kilku-, kilkunasto-, czasami kilkudziesięcioosobowych. Wymienić można w tej kategorii prezentacje na spotkaniach zarządów i rad nadzorczych, spotkania z klientami lub potencjalnymi kontrahentami, wewnątrzfirmowe prezentacje szkoleniowe, pokazy produktowe, prezentacje wygłaszane w szkole lub na uczelni, a także prezentacje online za pośrednictwem aplikacji typu Skype, Zoom lub MS Teams. Przedstawiają zagadnienia w sposób bardziej szczegółowy niż prezentacje sceniczne, zawierają zazwyczaj dużą ilość danych, a teksty są raczej zwarte i krótkie. Ciężar narracji rozkłada się po równo: na prelegenta i na slajdy.
3) Prezentacja typu slajd-dok – prezentacja, która nie jest wygłaszana przez prelegenta, a jedynie wysyłana mailem do odbiorcy lub przekazywana mu w formie wydruku. To prezentacja-dokument, często dość oficjalny. Jako że rolę prelegenta przejmuje sam tekst, musi być on na tyle treściwy, by wyjaśnił wszystkie poruszane zagadnienia w sposób kompleksowy, lecz nie może przytłoczyć nadmiarem danych. Rozmiar testów i elementów graficznych jest dużo mniejszy niż w pozostałych typach prezentacji – ponieważ odbiorca będzie czytał tego typu slajdy z bliska: z kartki lub z ekranu komputera.
Wiele błędów popełnianych przy tworzeniu prezentacji wynika często z tego, że tworząc prezentację sceniczną robi się ją tak, jak powinno się robić slajdument albo prezentację biznesową. I na odwrót: niektóre prezentacje na spotkania zarządu wyglądają, jakby były przygotowane pod sceniczne wystąpienie – jest przecież duża pokusa, by na spotkanie zarządu zrobić prezentację w stylu Steve’a Jobsa. Każdy rodzaj prezentacji to osobna konwencja. Jeśli wyjdziemy poza konwencję adekwatną do sytuacji, nasi odbiorcy będą się czuli jak na meczu baseballa, mimo że kupili bilety na piłkę nożną. I to mecz, i to mecz, ale wrażenia i oczekiwania zupełnie inne.
Piotr Garlej
PS. Jeśli chcesz zacząć tworzyć naprawdę świetne prezentacje, to zajrzyj do mojego kursu Profesjonalne Prezentacje PowerPoint TUTAJ>
