Polityka prywatności i plików cookies

Serwis: studio-prezentacji.pl Data wejścia w życie: 10.03.2024 Wersja: 1.0

 

1. Kto jest administratorem Państwa danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu studio-prezentacji.pl jest:

Studio Prezentacji – Sogito Garlej spółka komandytowa ul. Kilara 11/1 05-092 Łomianki Dolne KRS: 0001117630 NIP: 118 22 88 029 REGON: 529 207 600

Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: e-mail: biuro@studio-prezentacji.pl telefon: +48 787 945 011

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. Wszelkie zgłoszenia, pytania i żądania dotyczące danych osobowych prosimy kierować bezpośrednio na wskazany wyżej adres e-mail.

 

2. Czego dotyczy ten dokument

Niniejsza polityka opisuje:

• jakie dane osobowe zbieramy za pośrednictwem serwisu studio-prezentacji.pl,
• w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej je przetwarzamy,
• komu je powierzamy i jak długo przechowujemy,
• jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą,
• w jaki sposób korzystamy z plików cookies i podobnych technologii.

Dokument nie obejmuje przetwarzania danych na naszych profilach w serwisach społecznościowych – w tym zakresie zastosowanie mają regulaminy i polityki prywatności ich operatorów oraz odrębne zasady współadministrowania danymi.

Podstawą prawną jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawa z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

 

3. Skąd mamy Państwa dane

Dane osobowe pozyskujemy:

1. bezpośrednio od Państwa – gdy wypełniają Państwo formularz zapytania o wycenę, formularz kontaktowy, zapisują się na newsletter, kontaktują się z nami mailowo lub telefonicznie, zapisują się na szkolenie otwarte albo przesyłają materiały do realizacji zlecenia,
2. od Państwa pracodawcy lub organizatora szkolenia – gdy biorą Państwo udział w szkoleniu zamkniętym zamówionym przez firmę (szczegóły w pkt 6),
3. automatycznie – poprzez pliki cookies i narzędzia analityczne, gdy odwiedzają Państwo nasz serwis (szczegóły w pkt 10).

 

4. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od rodzaju kontaktu przetwarzamy:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko,
• dane rozliczeniowe: nazwa i adres firmy, NIP, numer rachunku bankowego, dane z faktur,
• treść korespondencji oraz materiały przesłane w celu przygotowania wyceny lub realizacji zlecenia (np. prezentacje, raporty, teksty źródłowe),
• materiały uczestników szkoleń: slajdy oraz nagrania wystąpień „przed” i „po”, obejmujące wizerunek i głos,
• dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, system operacyjny, źródło wejścia na stronę, aktywność w serwisie, identyfikatory plików cookies.

 

5. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

5.1. Zapytania o wycenę i korespondencja

Cel: odpowiedź na zapytanie, przygotowanie wyceny, podjęcie działań przed zawarciem umowy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu bieżącej komunikacji i obronie przed ewentualnymi roszczeniami. Okres przechowywania: 3 lata od ostatniego kontaktu, jeżeli zapytanie nie zakończyło się zawarciem umowy. Okres ten odpowiada terminowi przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Formularze zapytań w serwisie służą wyłącznie przesłaniu wiadomości na naszą skrzynkę pocztową. Nie budujemy na ich podstawie odrębnej bazy marketingowej ani nie wykorzystujemy podanych w nich adresów do wysyłki newslettera.

5.2. Realizacja umowy

Cel: wykonanie zamówionej usługi – przygotowanie prezentacji, szablonu, przeprowadzenie szkolenia lub keynote speech’u, przygotowanie raportu z analizy przed/po. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: przez czas trwania umowy, a następnie przez 3 lata od jej zakończenia (przedawnienie roszczeń). Materiały uczestników szkoleń usuwamy wcześniej – zgodnie z pkt 6.

5.3. Obowiązki podatkowe i rachunkowe

Cel: wystawianie i przechowywanie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi. Okres przechowywania: 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

5.4. Newsletter

Cel: przesyłanie cotygodniowego newslettera zawierającego treści edukacyjne i informacje o naszych usługach, a także udostępnienie materiału bezpłatnego („21 złotych zasad”). Zakres danych: imię i adres e-mail. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Państwa zgoda, oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej w zakresie przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną. Okres przechowywania: do czasu wycofania zgody. Po wycofaniu zgody zachowujemy informację o jej udzieleniu i wycofaniu przez 3 lata – wyłącznie w celu wykazania zgodności z prawem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zgodę mogą Państwo wycofać w każdej chwili, klikając link „wypisz się” w stopce dowolnej wiadomości lub pisząc na biuro@studio-prezentacji.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5.5. Zapisy na szkolenia otwarte

Cel: rejestracja uczestnika, obsługa udziału w szkoleniu, kontakt organizacyjny. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: zgodnie z pkt 5.2 i 5.3.

Zapisy prowadzone są również przez platformę Evenea, która w tym zakresie działa jako odrębny administrator lub podmiot przetwarzający – zgodnie z własnym regulaminem i polityką prywatności.

5.6. Analityka i reklama internetowa

Cel: analiza ruchu w serwisie, pomiar skuteczności działań reklamowych, prowadzenie kampanii remarketingowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Państwa zgoda wyrażona za pośrednictwem banera zgód na pliki cookies. Okres przechowywania: zgodnie z okresami życia poszczególnych plików cookies (pkt 10) oraz zasadami retencji danych w Google Analytics.

5.7. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres przechowywania: do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

 

6. Materiały i nagrania uczestników szkoleń

Nasze programy szkoleniowe opierają się na pracy na rzeczywistych materiałach uczestników. Uczestnicy przesyłają slajdy oraz nagrania krótkich wystąpień przed szkoleniem i przygotowują nagranie po szkoleniu. Materiały te obejmują wizerunek i głos, dlatego traktujemy je ze szczególną ostrożnością.

6.1. Szkolenia zamknięte zamówione przez firmę

W przypadku szkoleń zamawianych przez pracodawcę administratorem danych uczestników pozostaje firma zamawiająca. Studio Prezentacji działa jako podmiot przetwarzający na podstawie zawartej z klientem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). Dane uczestników przetwarzamy wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora i w zakresie niezbędnym do realizacji programu.

Uczestnikom szkoleń zamkniętych przysługują prawa opisane w pkt 9, przy czym żądania należy w pierwszej kolejności kierować do pracodawcy jako administratora danych. Każde żądanie skierowane bezpośrednio do nas przekazujemy niezwłocznie administratorowi.

6.2. Szkolenia otwarte

W przypadku szkoleń otwartych, na które uczestnik zapisuje się samodzielnie, administratorem danych jesteśmy my. Podstawą przetwarzania materiałów i nagrań jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy, której przedmiotem jest szkolenie oparte na analizie przed/po.

6.3. Zasady wspólne

• Okres przechowywania: slajdy i nagrania uczestników usuwamy w ciągu 3 miesięcy od zakończenia programu, chyba że administrator danych zażąda ich wcześniejszego usunięcia.
• Brak udostępniania: nagrań nie udostępniamy nikomu poza uczestnikiem, którego nagranie dotyczy. Nie przekazujemy ich innym uczestnikom szkolenia.
• Raport przed/po: raport przekazywany działowi L&D i sponsorowi biznesowemu przygotowujemy w sposób uzgodniony z klientem, zgodnie z zawartą umową powierzenia.
• Wykorzystanie marketingowe: fragmenty prac lub nagrań wykorzystujemy w materiałach marketingowych, portfolio lub case studies wyłącznie na podstawie wyraźnej, uprzedniej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych w zakresie wizerunku). Brak zgody nie ma żadnego wpływu na sposób i jakość realizacji usługi. Zgodę można wycofać w każdej chwili.

6.4. Poufność materiałów klientów

Materiały przekazywane nam do opracowania prezentacji – raporty, dane finansowe, dokumenty wewnętrzne – traktujemy jako poufne. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby zaangażowane w realizację danego zlecenia, zobowiązane do zachowania poufności.

 

7. Komu przekazujemy dane

Dane osobowe powierzamy wyłącznie podmiotom, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony i z którymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych, np. obsługujące nas biuro księgowe. 

Ponadto dane mogą zostać udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa – organom podatkowym, sądom, organom ścigania – oraz kancelariom prawnym w zakresie dochodzenia lub obrony roszczeń.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Płatności realizowane są wyłącznie przelewem bankowym na podstawie faktury. Nie korzystamy z bramek płatności online i nie przetwarzamy danych kart płatniczych.

 

8. Przekazywanie danych poza EOG

Część wykorzystywanych przez nas narzędzi należy do dostawców z siedzibą poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, głównie w Stanach Zjednoczonych (Microsoft, Google, Zoom, Dropbox). W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie:

•            decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework – w odniesieniu do dostawców certyfikowanych w tym programie, lub
•            standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), uzupełnionych o dodatkowe zabezpieczenia techniczne i organizacyjne.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na biuro@studio-prezentacji.pl.

Narzędzia obsługujące dane uczestników szkoleń – Publio i Evenea – są polskimi dostawcami i przechowują dane na terenie Unii Europejskiej.

 

9. Państwa prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO),
• prawo do usunięcia danych, tzw. prawo do bycia zapomnianym (art. 17 RODO),
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO),
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania na potrzeby marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO),
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Żądania prosimy kierować na adres biuro@studio-prezentacji.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W sprawach skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Państwa poinformujemy.

 

10. Pliki cookies i podobne technologie

10.1. Czym są pliki cookies

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Państwa urządzeniu podczas korzystania z serwisu. Pozwalają rozpoznać urządzenie przy kolejnych wizytach, zapamiętać preferencje oraz zbierać dane statystyczne o sposobie korzystania ze strony.

10.2. Zgoda na cookies

Pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania serwisu instalujemy bez pytania o zgodę – bez nich strona nie mogłaby funkcjonować.

Pliki cookies analityczne i marketingowe instalujemy wyłącznie po uzyskaniu Państwa wyraźnej zgody, wyrażonej za pośrednictwem banera pojawiającego się przy pierwszej wizycie w serwisie. Do momentu wyrażenia zgody narzędzia Google Analytics i Google Ads nie zbierają danych umożliwiających identyfikację użytkownika.

Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z odnośnika „Ustawienia cookies” dostępnego w stopce serwisu. Odmowa zgody nie ogranicza możliwości korzystania z serwisu.

10.3. Kategorie plików cookies

Cookies niezbędne Zapewniają podstawowe funkcje serwisu – utrzymanie sesji, bezpieczeństwo, zapamiętanie decyzji wyrażonej w banerze zgód. Podstawa prawna: art. 398 ust. 2 Prawa komunikacji elektronicznej – niezbędność do świadczenia usługi.

Cookies analityczne – Google Analytics 4 Pozwalają zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z serwisu: które podstrony są odwiedzane, jak długo trwa wizyta, skąd pochodzi ruch. Dane wykorzystujemy zbiorczo, do ulepszania treści i struktury strony. Typowe pliki: _ga, _ga_[ID] – okres przechowywania do 2 lat. Dostawca: Google Ireland Limited.

Cookies marketingowe – Google Ads Umożliwiają pomiar skuteczności kampanii reklamowych oraz wyświetlanie reklam remarketingowych osobom, które odwiedziły nasz serwis. Typowe pliki: _gcl_au (do 90 dni), IDE, test_cookie (do 13 miesięcy). Dostawca: Google Ireland Limited.

Aktualną, szczegółową listę plików cookies wykorzystywanych w serwisie znajdą Państwo w panelu „Ustawienia cookies”.

10.4. Google Consent Mode

W serwisie stosujemy mechanizm Google Consent Mode, który przekazuje narzędziom Google informację o zakresie wyrażonej przez Państwa zgody. Przy braku zgody Google zbiera wyłącznie zanonimizowane dane zbiorcze, bez identyfikatorów użytkownika i bez zapisu plików cookies na urządzeniu.

10.5. Zarządzanie cookies w przeglądarce

Niezależnie od banera zgód mogą Państwo zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki – zablokować ich zapisywanie lub usunąć już zapisane pliki. Instrukcje dostępne są w dokumentacji: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari, Opera. Ograniczenie plików cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji serwisu.

Dodatkowo mogą Państwo zainstalować dodatek blokujący Google Analytics: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

 

11. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały (art. 22 RODO).

W ramach narzędzi reklamowych Google może dochodzić do profilowania polegającego na dopasowaniu treści reklamowych do zainteresowań użytkownika. Odbywa się to wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe i można się temu w każdej chwili sprzeciwić.

Danych osobowych naszych klientów i uczestników szkoleń nie wykorzystujemy do trenowania modeli sztucznej inteligencji ani nie wprowadzamy ich do narzędzi AI.

 

12. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak:

• podanie danych kontaktowych w formularzu zapytania jest niezbędne do przygotowania wyceny i udzielenia odpowiedzi,
• podanie imienia i adresu e-mail jest niezbędne do zapisania się na newsletter,
• podanie danych rozliczeniowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów podatkowych,
• przesłanie materiałów i nagrań jest niezbędne do realizacji programu opartego na analizie przed/po; bez nich nie jest możliwe przygotowanie raportu.

 

13. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności:

• szyfrowane połączenie z serwisem (certyfikat SSL/TLS),
• kontrolę dostępu do systemów i kont służbowych oraz uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
• ograniczenie dostępu do materiałów klientów wyłącznie do osób realizujących dane zlecenie,
• zobowiązania do zachowania poufności dla osób mających dostęp do danych,
• regularne usuwanie danych, których okres przechowywania upłynął,
• umowy powierzenia przetwarzania z dostawcami usług.

 

14. Linki do stron zewnętrznych

Serwis zawiera odnośniki do stron zewnętrznych – w tym do platformy Evenea, serwisów społecznościowych oraz strony zapisu na newsletter. Nie odpowiadamy za zasady przetwarzania danych obowiązujące na tych stronach. Zachęcamy do zapoznania się z ich politykami prywatności.

 

15. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować w związku ze zmianą przepisów, wdrożeniem nowych narzędzi lub zmianą zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://studio-prezentacji.pl/polityka-prywatnosci. Data wejścia w życie oraz numer wersji wskazane są na początku dokumentu.

W przypadku istotnych zmian dotyczących osób zapisanych do newslettera poinformujemy o nich drogą mailową.