Jak zabrać się do stworzenia prezentacji? Od czego zacząć? Jakie kroki podjąć, by zrobić ją dobrze? O tym w dzisiejszym artykule. Pokażę Ci, jak wygląda prawidłowy, zgodnie z zalecanymi standardami, proces tworzenia prezentacji od A do Z.
Jeden z częstszych błędów, jaki widzę, w świecie prezentacji jest taki, że prezentacje powstają w trybie "na chaos". Autorzy prezentacji tłumaczą to oczywiście inaczej: mówią, że powstają spontanicznie. Przyznasz, że spontaniczność brzmi lepiej niż sformułowanie "na chaos". Ale nazbyt często jedno równa się drugiemu. W prezentacjach spontaniczność prowadzi do chaosu. Dobre prezentacje to owoc procesu. Im lepiej ten proces opanujesz, tym lepsze prezentacje będziesz robić. Jaki to proces? Zacznijmy od początku.
Krok 1: Zbieraj materiał
To krok, który celowo nazywam "zbieraj" materiał, a nie "zbierz" materiał, bo ten etap powinien być nieustannym i niekończącym się procesem. Nieco inaczej zbierasz materiały na prezentację firmową dotyczącą wyników sprzedażowych za ostatni kwartał - wówczas po prostu zaglądasz do Excelów i wyciągasz istotne informacje. Ale inaczej zbierasz materiały do prezentacji na konferencję, prezentacji sprzedażowej, prezentacji motywacyjnej lub szkoleniowej. Tego rodzaju prezentacje wymagają głębokiego przemyślenia. Zastanowienia się nad strukturą, ale i ogólnym pomysłem na prezentację. Wymagają szerszej perspektywy, większej liczby potencjalnych argumentów - tak, by w procesie dalszej obróbki wybrać te najlepsze.
To kluczowy etap pracy nad prezentacjami. Pomijany zupełnie przez "niedzielnych prezenterów". Ci, dopiero wówczas kiedy otrzymają zadanie stworzenia prezentacji, przystępują do gorączkowych poszukiwań argumentów, historii, anegdot, obrazków, które mogłyby im się przydać w prezentacji. Ci najlepsi robią to inaczej. Oni nieustannie takie potencjalne skrawki zbierają. Śmiem twierdzić, że to właśnie ta różnica decyduje najbardziej o tym, że na tym samych konferencjach niektórzy prelegenci błyszczą i są gwazdami, a inni schodzą ze sceny przy pomruku pochrapywania.
Zbieraj więc potencjalne anegdoty, ciekawostki, obrazki, filmiki, które wspierać będą Twoje tezy z prezentacji. Nigdy nie wiesz, które mogą Ci się przydać. Ale im więcej ich będziesz mieć, tym większy potencjał masz na zapleczu swojej prezentacji.
Krok 2: Zdefiniuj odbiorców
Ważnym krokiem w tworzeniu prezentacji jest zrozumienie, dla kogo właściwie ją przygotowujesz. Odbiorcy prezentacji mają kluczowy wpływ na treść, styl i przekaz. Zastanów się, kto będzie słuchał Twojej prezentacji. Czy to eksperci w dziedzinie, którzy potrzebują głębszych informacji? Czy może osoby z różnych środowisk, które potrzebują zrozumieć temat ogólnie? Dopasowanie prezentacji do oczekiwań i poziomu wiedzy odbiorców sprawi, że przekaz będzie bardziej zrozumiały i interesujący dla nich.
I jeszcze ważniejsze: jakie są ogólne oczekiwania Twoich odbiorców? Czego chcieliby się dowiedzieć? Jaki jest stan ich wiedzy? Co lubią, a czego nie lubią? Im więcej o nich wiesz, tym lepszą prezentację możesz stworzyć - bo dostosujesz ją do ich indywidualnych preferencji. Oczywiście, ciężko tak zaprojektować prezentację dla 300 osób, ale pewne wspólne cechy i zainteresowania mogą mieć (jeśli pojawiają się na konferencji branżowej). Gdy prezentacja jest przed garstką osób - o dokładne zbadanie preferencji odbiorców jest dużo łatwiej. Poczytaj w TYM ARTYKULE na naszym blogu, jaki mistrzowski sposób wykorzystał Peter Coughter do przekonania swoich odbiorców, by ci podpisali z jego firmą kontrakt. Spoler: kluczowe było dokładne zrozumienie, kim są jego odbiorcy.
Krok 3: Zdefiniuj cel swojej prezentacji
Jasno określ, co chcesz osiągnąć swoją prezentacją. Czy celem jest przekazanie informacji, przekonanie do określonego stanowiska, zachęcenie do działania czy może dostarczenie rozrywki? Twoje cele wpłyną na to, jak opracujesz treść i jakie argumenty użyjesz. Kiedy będziesz mieć wyraźnie określony cel, łatwiej będzie Ci skupić się na istotnych aspektach i uniknąć zbędnego rozproszenia.
Określenie celu Twojej prezentacji to element często pomijany w procesie jej tworzenia. Ale bez określonego celu nie będziesz wiedzieć, dokąd zmierzasz. Lubię w tym miejscu przypominać o jednej z najlepszych rad Stephena Coveya: Zaczynaj z wizją końca. Jeśli od samego początku wiesz, co chcesz, by zrobili po prezentacji Twoi odbiorcy, to łatwiej Ci będzie prowadzić całą narrację we właściwym kierunku.
Krok 4: Określ okoliczności, w jakich będziesz prezentować
Przed stworzeniem prezentacji, zastanów się nad kontekstem, w którym będzie ona wygłaszana. Czy to ma być sala konferencyjna, a może bardziej nieformalne spotkanie? Czy będzie to spotkanie dla 3 a może 300 osób? W pierwszym przypadku możesz sobie pozwolić na mniejszy tekst na slajdach, w drugim - musisz pilnować, by każde słowo na slajdach było duże i dzięki temu widoczne dla każdego obecnego na sali. A może będzie to prezentacja nie tyle prezentowana, co wysyłana na mejla? Wówczas musisz tego tekstu dać jeszcze więcej na slajdach, bo inaczej Twoi odbiorcy nie zrozumieją, co chcesz im przekazać. W przypadku prezentacji, którą sam wygłaszasz, tekstu na slajdach nie musi być dużo - w końcu to Ty sam, swoimi słowami będziesz prowadzić narrację.
Oprócz tego warto wiedzieć, jakie są oczekiwania co do czasu trwania prezentacji. To ważne, ponieważ wpłynie na to, jak dostosujesz tempo i stopień szczegółowości treści.
Krok 5: Określ tezę swojej prezentacji
Teza stanowi główny punkt, który chcesz przekazać w swojej prezentacji. To konkretna myśl, która ma skupić treść i zapewnić spójność przekazu. Twoja teza powinna być klarowna, zwięzła i odpowiednio wyważona. Jeśli będziesz trzymać się głównej tezy, unikniesz rozbieżności w treści i prezentacja będzie bardziej przekonująca.
Kiedy Steve Jobs wprowadzał na rynek iPhone'a, zatytułował swoją prezentację "Apple wymyśla na nowo telefon" (w oryginale: Apple reinvents the phone). Była to nie tylko teza prezentacji, ale i jej tytuł. Mało tego, Jobs wypowiadał tę frazę podczas godzinnej prezentacji kilkukrotnie. Efekt? Setki, jeśli nie tysiące nagłówków gazet, artykułów blogowych i headline'ów w telewizyjnych serwisach informacyjnych miało dokładnie ten tytuł: "Apple wymyśla na nowo telefon".
Ludzki umysł działa po najmniejszej liniii oporu. Jeśli przedstawisz swoim odbiorcom spójną, prostą i łatwą do zapamiętania tezę - przygarną ją i poniosą dalej w świat.
Krok 6: Zacznij szkicować strukturę
To jeszcze nie pora, by włączać PowerPointa. Na razie potrzebujesz z zebranego materiału ułożyć wstępną strukturę swojej prezentacji. Przyda się za to kartka, ołówek lub długopis. Alternatywnie: coś do pisania oraz kartki typu post it. Wyobraź sobie, że każda taka karteczka to Twój slajd i możesz na niej zapisać myśl, jaką na danym slajdzie będziesz prezentować. Takie kartki możesz przylepić na blat biurka lub na ścianę bądź flipchart. W trakcie rozważania różnych opcji na strukturę prezentacji, możesz swobodnie takie kartki przemieszczać z miejsca na miejsce. Dzięki temu patrząc z dystansu na ogólny schemat prezentacji, będziesz widzieć więcej: co jest do zmiany, jak ułożyć kolejność watków, a do tego, jakiego elementu brakuje w prezentacji - zobaczysz wtedy, że być może za mało jest humoru? Albo brakuje w którymś miejscu mocnego argumentu? To wszystko widać jak na dłoni, kiedy spojrzymy na naszą prezentację z dystansu.
Podobny efekt możesz uzyskać, jeśli już zacząłeś/zaczęłaś wprowadzać pomysły na slajdy bezpośrednio do PowerPointa. W zakładce Widok jest opcja o nazwie Sortowanie slajdów. Włącz ją, a zobaczysz swoją prezentację właśnie w takich szerokim ujęciu - każdy slajd jako mały kafelek typu post-it.
Ewentualnie, jeśli wolisz od początku pracować cyfrowo, przydać Ci się może aplikacja Miro, z której sam często korzystam. Aplikacja ta pozwala tworzyć mapy myśli oraz układać wirtualne karteczki typu post-it na planszy. Efekt jest podobny jak z prawdziwymi post-itami.
Tym niemniej pamiętaj, że wszyscy guru prezentacji zalecają pracować na tym etapie analogowo, nie cyfrowo - z jakiegoś powodu ręka połączona z długopisem i kartką daje lepszy upust kreatywności. Sprawdziłem to wielokrotnie i faktycznie tak jest. Jeśli nie goni mnie więc czas - szkicuję swoje wstępne pomysły na prezentację oraz jej strukturę na kartkach.
Krok 7: Przetestuj swoją wypowiedź
Kiedy już masz ogólny zarys, jak będzie wyglądać Twoja prezentacja, może Cię korcić, by zacząć robić slajdy. Zalecam, by się jeszcze wstrzymać. Zamiast tego - zacznij ją sobie wygłaszać. Najlepiej na głos, by słyszeć swoją wypowiedź. By słyszeć, jak przechodzisz z wątku do wątku - wówczas zauważysz pewne nieścisłości, luki i braki. O to właśnie chodzi na tym etapie. Popraw narrację, przestaw odpowiednio wątki, wypełnij luki i poszukaj lepszych argumentów, jeśli te, które masz, ciężko przechodzą Ci przez gardło. Dopiero jak wygłosisz swoją próbną prezentację na sucho, bez slajdów - i będziesz ze swojej wypowiedzi w miarę zadowolona/zadowolony - przejdź do etapu kolejnego, czyli już pracy na slajdach.
Krok 8: Zacznij pisać teksty na slajdach
Teraz możesz przenieść swoje pomysły na konkretne slajdy. Skup się na tworzeniu krótkich, zwięzłych zdań, które stanowią wsparcie dla tego, co mówisz. Unikaj nadmiaru tekstów na slajdach – powinny one być czytelne i stanowić pomoc dla odbiorców, a nie zastępować Twoje wystąpienie. Zachowaj jednak odpowiednie proporcje. Jeśli tworzysz prezentację na konferencję przed kilkusetosobową publicznością - tego tekstu musi być jak najmniej: pojedyncze hasła, pojedyncze słowa, a czasem nawet brak zupełnie tekstów, a jedynie wyrazisty obrazek na całej przestrzeni slajdu. Taka konwencja pasuje do tego typu prezentacji, które nazywam scenicznymi.
Innym rodzajem prezentacji są prezentacje biznesowe. Na mniejsze spotkania, głównie z cięższą tematyką, wchodzącą głębiej w merytorykę. Takie prezentacje zawierają i tabele, i wykresy, i nieco więcej tekstu. Ale nie za dużo - bo nadal Ty jako prezenter opowiesz o najważniejszych kwestiach własnymi słowami; publiczność nie musi czytać wszystkiego ze slajdów.
Jeszcze innym typem są prezentacje typu slajd-dok (czasem w Polsce nazywane slajdumentami). To prezentacje-dokumenty. Nie prezentujemy ich osobiście, ale wysyłamy odbiorcom na mejla, by ci sami je sczytali ze swojego komputera (lub z kartek po wydrukowaniu). Takie slajdy muszą oczywiście zawierać więcej tekstu.
Krok 9: Zacznij projektować slajdy
Kolejny etap to projektowanie graficzne slajdów. Możesz ten krok wykonać samodzielnie, możesz też zwrócić się o pomoc do fachowców. Na przykład do nas, ze Studia Prezentacji. Jeśli zdecydujesz się na samodzielne projektowanie, a nie jesteś grafikiem/graficzką, pamiętaj o tym, by stworzyć te slajdy w duchu prostoty. Obecnie obowiązujący kanon graficzny to prostota, minimalizm, porządek, symetria i lekkość wizualna. Unikaj przestarzałych motywów, długich akapitów i niepotrzebnych ozdobników, które odciagać będą uwagę od kluczowych treści.
Krok 10: Przećwicz wygłoszenie swojej prezentacji
Ostatni etap to przećwiczenie prezentacji. Próba generalna dzień przed wystąpieniem pozwoli Ci zyskać pewność siebie i sprawi, że prezentacja będzie bardziej płynna i przekonująca w momencie, gdy stać będziesz przed publicznością. Próbę możesz wykonać przed kimś z rodziny, współpracownikami lub przed własnym telefonem. To ostatnie polecam zdecydowanie bardziej niż ćwiczenie przed lustrem. Ćwicząc bowiem przed lustrem, rzadko kto może się skupić na wygłoszeniu prezentacji - rozpraszać będzie nas własne odbicie. Prosty sposób z nagraniem się na telefon jest najlepszy.
Chcesz poznać więcej sekretów robienia prezentacji? Pobierz nasz darmowy ebook "21 złotych zasad prezentacji biznesowych". Dostępny jest TUTAJ>
A jeśli chcesz wznieść się na wyżyny swoich umiejętności prezentacyjnych, sprawdź nasze szkolenia z prezentacji. Np. szkolenie PowerPoint Biznesowy lub kompleksowe, wielomodułowe szkolenie Prezentacje PowerPoint 360.
Piotr Garlej
