O tym, że tworzenie prezentacji to proces, powtarzam od kilku lat na wykładach, szkoleniach, konferencjach. Niedawno nagrałem video szczegółowo objaśniające ten wątek.
Opublikowałem je kilka tygodni temu, ale być może Ci filmik umknął. Oto on:
Film jest po angielsku i, jak na moje standardy, dosyć długi, ale w skrócie chodzi w nim o właściwą kolejność tworzenia prezentacji: najpierw opracuj narrację, a dopiero potem opracuj slajdy.
Tymczasem zdecydowana większość osób wykonuje ten proces w odwrotnej kolejności. Wyobraźmy sobie Marcina. Marcin dostał od swojego przełożonego zadanie stworzenia prezentacji na zbliżające się spotkanie zarządu. Temat prezentacji: rekomendacja dalszych działań w obszarze UX.
Jak nie powinno się robić prezentacji
Marcin zabiera się zatem do pracy. Co robi na początku? Oczywiście otwiera stare prezentacje i wyciąga z nich slajdy, które będzie chciał użyć w nowej. Pobiera też inne materiały rozproszone w różnych folderach i wrzuca wszystko na slajdy. Układa je tak, by miało to w miarę logiczną całość. W ten sposób pierwszy etap zakończył: opracował slajdy.
Potem przechodzi do etapu drugiego: na podstawie slajdów wymyśla co mniej więcej powie, kiedy poszczególne slajdy będą się wyświetlać. Czasami ten etap jednak pomija. Marcin wychodzi z założenia, że "coś na pewno się powie, a treść na ekranie wybroni się sama".
Efekt jest taki, że dopiero podczas prezentowania Marcin orientuje się, że to wszystko nie ma ładu i składu. Że główny przekaz, który chciał, by wybrzmiał mocno, zniknął zupełnie w gąszczu innych, mniej istotnych informacji.
Jak powinno się robić prezentacje
Właściwa kolejność prac powinna być taka: najpierw Marcin siada nad kartką i zapisuje kilka podstawowych rzeczy, które chce, by znalazły się w prezentacji: główny przekaz, główne myśli. Zapisuje też, czego mogą oczekiwać odbiorcy, jaki jest jego cel dla danej prezentacji, zapisuje w końcu konspekt i strukturę prezentacji.
Dopiero jak będzie mieć taki plan na kartce, otwiera program do tworzenia prezentacji i wizualizuje slajdy. Wstawia wtedy też wszystkie niezbędne materiały. Ale nie wszystkie, jakie ma. Tylko te, które będą wspierać jego przekaz, argumenty i zgodne będą z logiką narracji.
Dzięki temu jego prezentacja będzie bardziej zrozumiała dla odbiorców, bardziej spójna i bardziej skuteczna.
Podsumowując, prawidłowa kolejność tworzenia prezentacji to: NAJPIERW NARRACJA, POTEM SLAJDY. Nigdy na odwrót.
Piotr Garlej
