9 sierpnia 1940 premier Wielkiej Brytanii, Winston Churchill, opublikował memorandum pt. "Zwięzłość". W tym jednostronicowym dokumencie wyraził apel do wszystkich urzędników, by pisali krótkie raporty. Memorandum to nigdy się nie zestarzało.
Nie zestarzało się, a można wręcz rzec, że dzisiaj pozostaje jeszcze bardziej aktualne. Co konkretnie Churchill zawarł w tym piśmie? Oto przetłumaczone na polski język memorandum Churchilla pt. "Zwięzłość":
Aby wykonywać naszą pracę, wszyscy musimy czytać ogromną liczbę dokumentów. Prawie wszystkie są zbyt długie. Marnuje to czas, a energia musi być poświęcona na wyszukiwanie najważniejszych punktów.
Proszę moich kolegów i ich zespoły, aby zadbali o to, by ich raporty były krótsze.
(i) Celem powinny być raporty przedstawiające główne punkty w serii krótkich, zwięzłych akapitów.
(ii) Jeśli raport opiera się na szczegółowej analizie skomplikowanych czynników lub na statystykach, powinny one zostać umieszczone w aneksie.
(iii) Często najlepszym rozwiązaniem jest przedstawienie nie pełnego raportu, lecz aide-mémoire składającego się wyłącznie z nagłówków, które można w razie potrzeby omówić ustnie.
(iv) Skończmy z frazami takimi jak: „Należy również wziąć pod uwagę następujące kwestie…” lub „Należy rozważyć możliwość wdrożenia w życie…” Większość tych rozwlekłych sformułowań to jedynie zbędne wypełniacze, które można całkowicie pominąć lub zastąpić jednym słowem. Nie obawiajmy się używania krótkich, wyrazistych sformułowań, nawet jeśli mają charakter konwersacyjny.
Raporty sporządzone według przedstawionych przeze mnie zasad mogą początkowo wydawać się szorstkie w porównaniu do gładkiej powierzchni urzędowego żargonu. Jednak oszczędność czasu będzie ogromna, a dyscyplina w jasnym i zwięzłym przedstawianiu istotnych kwestii przyczyni się do klarowniejszego myślenia.
Nic dodać, nic ująć. Dwie krótkie refleksje na koniec:
Po pierwsze, czyż nie łatwiejsza byłaby komunikacja w naszej biznesowej codzienności, gdybyśmy trzymali się tych prostych zasad?
Po drugie, zwróć proszę uwagę na strukturę tekstu - napisany jest zgodnie z zasadami prostej komunikacji. Mamy tam 4 części:
1. Kontekst
2. Główna teza (raporty muszą być krótsze)
3. Szczegóły
4. Podsumowanie.
I dokładnie według tej struktury powinniśmy tworzyć wszelkie raporty informacyjne.
Jeśli chcesz wznieść swoją komunikację na mistrzowski poziom, sprawdź nasze szkolenia z komunikacji biznesowej TUTAJ>
Piotr Garlej
